Managementassistent bestuur

Functieomschrijving

Als managementondersteuner ben je verantwoordelijk voor de secretariële en administratieve ondersteuning van het bestuur. Daarnaast ben je aanspreekpunt voor de collega's de afdeling bedrijfsvoering.

Het bestuur bestaat uit de Landelijk Hoofdadvocaat Generaal, de Hoofdadvocaat Generaal en de Directeur Bedrijfsvoering. Je werkt samen met één directe collega, gezamenlijk zijn jullie verantwoordelijk voor de secretariële en administratieve ondersteuning van het bestuur. Daarnaast verzorgen jij en je collega gezamenlijk de secretariële ondersteuning voor het MT ondermijning en zijn jullie het aanspreekpunt voor de afdeling Bedrijfsvoering. Jullie werken nauw samen, verdelen onderling de taken en vervangen elkaar tijdens afwezigheid.

Je bent een evenwichtige, zelfstandige en positieve persoonlijkheid die het vanzelfsprekend vindt om mee te denken en te anticiperen op adhoc-situaties die zich dagelijks voordoen. Je staat stevig in je schoenen, bent stressbestendig, kan goed prioriteiten stellen en bent in staat het overzicht te bewaken.

Je blinkt uit in complex agendabeheer. Je maakt afspraken waarbij meerdere partijen op bestuurlijk niveau betrokken zijn en je maakt zelf inschattingen van volgorde en duur van de gesprekken.

Je verzorgt geheel zelfstandig mondelinge en schriftelijke communicatie zoals brieven, verslagen en e-mails. Je bent in staat urgentie en noodzaak van verzoeken aan het bestuur in te schatten en beslist zelfstandig over de te nemen vervolgacties.

Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten voor de afdeling bedrijfsvoering en bent verantwoordelijk voor het opstellen van de agenda en de notulen. Zakelijke en heldere verslaglegging is geen probleem voor je. Je verzorgt de ziekteregistratie van de afdeling bedrijfsvoering in het digitale personeelssysteem P-direkt.

Verder regel je alle zaken rondom de komst van nieuwe medewerkers van de afdeling Bedrijfsvoering.

Je verzorgt bijeenkomsten voor het landelijk MT via Meeting Select. Daarnaast regel jij de vergaderzalen, de parkeerplaatsen, het aanmelden van bezoek en evt. Benodigde apparatuur voor landelijke overleggen. Je vindt het leuk om interne bijeenkomsten mede te organiseren, zoals de kerst- en nieuwjaarsborrel.

Je werkt samen met de managementondersteuners van de andere RP-vestigingen Den Haag, Amsterdam, Arnhem, Den Bosch en LOE. Je functioneert als een collegiaal team, waarin je elkaar bijstaat in drukke perioden en vervangt bij afwezigheid.

Het Ressortsparket is een landelijke organisatie, het bestuur werkt op alle vier de vestigingen van het RP. Jouw standplaats is afhankelijk van jouw woonlocatie, echter zal het voor het goed kunnen uitoefenen van jouw functie noodzakelijk zijn dat je regelmatig op de vestigingen werkt.

Functie-eisen

• Je beschikt over ruime relevante werkervaring;
• Je hebt een MBO+ werk- en denkniveau;
• Je hebt een afgeronde secretariële opleiding;
• Je hebt een uitstekende beheersing van alle Microsoft Office applicaties;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je bent stressbestendig en kan goed functioneren onder tijdsdruk;
• Je hebt een proactieve en anticiperende werkhouding;
• Je hebt overzicht en kan de rust bewaren.

Openbaar Ministerie nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.