Standplaats: UTRECHT
Duur: 05-11-2024 - 04-11-2025
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 15-11-2024
Project:
Functieomschrijving
De proceseigenaar (PE) die de afdeling Verhuur van de Directie Transacties en Projecten zoekt is verantwoordelijk voor de juiste inrichting en uitvoering van het proces Ingebruikgeven Vastgoed (Extern) zoals vastgelegd in het procesdomein ontwerp Rijksvastgoedbedrijf, van ontstaan tot het beëindigen ervan. Deze verantwoordelijkheid omvat alle aspecten van de inrichting en uitvoering alsook het voldoen aan (toekomstige) kaders en richtlijnen (externe en intern). Het proces ziet toe op het ingebruikgeven van Rijksvastgoed aan een gebruiker.
Het proces Ingebruikgeven Vastgoed waar de proceseigenaar eindverantwoordelijkheid ('accountable') voor draagt wordt op een of meer plekken in de organisatie uitgevoerd. De daarvoor verantwoordelijke ('responsible') lijnmanager implementeert het door de PE vastgestelde proces en zorgt voor de juiste uitvoering conform de door de PE vastgestelde normen. De PE heeft dus een nauwe samenwerking met het lijnmanagement maar ook met de business. De PE wordt aangewezen door de directeur van de Directie die verantwoordelijk is voor het betreffende procesdomein. In dit geval betreft dit Ingebruikgeven Vastgoed, extern. Het lid van het MT van die Directie welke in haar/zijn hiërarchische verantwoordelijkheid de meeste zeggenschap heeft over het betreffende procesdomein, is daarbij de logische keuze.
Verantwoordelijkheden
Voor het PE-schap van dit procesdomein zoekt de Afdeling Verhuur een kundige kandidaat die deze rol goed kan vervullen. Zaken waar jij je zoal mee bezighoudt?
•
• Proceseigenaar voor het procesdomein ingebruikgeving: Ga in afstemming met medewerkers en managers zorgdragen voor een juiste inbedding van het proces in de systemen.
• Gebruik van kennis en kunde: Maak gebruik van de kennis en kunde die de Business Informatie Adviseur jou mee kan geven.
• Voorbereiding en verantwoordelijkheden: Werk en bereid alles voor in samenwerking met de (Business Informatie Adviseur) BIA.
• Optimalisatie van het proces: Jouw trekkersrol om het proces verder te optimaliseren zal een belangrijke slagingsfactor zijn.
Specifieke verantwoordelijkheden
•
• Het ontwerp, de procesbeschrijving en de vaststelling van het proces conform het vigerende kaderdocument (kader procesbeschrijving RVB).
• (Functionele) eisen aan de systemen die gebruikt worden in de processen van haar/zijn procesdomein.
• Afstemming met de uitvoerder(s) van het proces.
• Het opstellen van een (jaar-)plan voor de ontwikkeling van de toevertrouwde processen.
• Opdrachtgeverschap richting de verantwoordelijke SE's door:
•
• Behoeftestelling conform het I-behoeftestellingsproces.
• Opdrachtgeverschap van een project via het portfoliomanagementproces.
• Realisatie van business cases (benefits en kosten) die gebruikt worden bij het starten van projecten.
• Medewerking aan de ontwikkeling van de domeinarchitectuur welke onder regie van de betrokken Enterprise Architect wordt opgesteld.
• Periodiek meten en evalueren (bijvoorbeeld via audits) van de efficiëntie en effectiviteit van het proces en opstellen van voorstellen tot verbetering.
Je bent, door regelmatig af te stemmen met de diverse uitvoeringssecties, continu op de hoogte van wijzigingen in het proces, knelpunten en je ondersteunt het procesdomein door, daar waar nodig is advies te geven over gebruik en inrichting. Je bent een belangrijke gesprekspartner voor het managementteam Verhuur, voor de inrichting van de processen. Daarnaast heeft het management een wens om meer te kunnen sturen vanuit managementrapportages, die gebaseerd zijn op de informatie in het systeem.
Functie-eisen:
Eis01: Kandidaat beschikt minimaal over een afgeronde HBO opleiding in de richting van Business en IT management.
Toelichting: Deze afgeronde en erkende opleidingen moet duidelijk zijn benoemd in het cv van de kandidaat. Benoem bij elke opleiding of deze is afgerond en wanneer het diploma is behaald. Bij het niet benoemen of het diploma is behaald zal de aanbieding terzijde worden gelegd.
Eis02: De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal 8 jaar ervaring (een vergelijkbare rol) als proceseigenaar.
Toelichting: Deze kennis moet duidelijk zijn benoemd in het cv van de kandidaat. Benoem bij welke opdrachtgever deze werkervaring is opgedaan en de periode [mm-jjjj]. Bij het niet benoemen van het aantal jaren waarin de kennis is opgedaan en bij welke opdrachtgever, zal de aanbieding terzijde worden gelegd.
Eis03: De aangeboden kandidaat verklaart dat hij/zij beschikbaar is conform het opdrachtprofiel (uren en opdrachtperiode inclusief eventuele verlengingen).
Toelichting: De opdrachtnemer deelt zijn werkzaamheden zelfstandig in. Wel vindt, voor zover dat voor de uitvoering van de opdracht nodig is, afstemming met het Rijksoverheid plaats in geval van samenwerking met anderen, zodat deze optimaal zal verlopen. Indien noodzakelijk voor de werkzaamheden richt de opdrachtnemer zich naar de arbeidstijden bij het Rijksoverheid.
Toelichting: Expliciet vermelden wij dat eventuele verblijfskosten en de reisduur en -kosten voor woon-werkverkeer niet door de opdrachtgever voor vergoeding in aanmerking komt.
Verzoek: Vanwege de objectieve beoordeling die door de beoordelingscommissie van het Rijkvastgoedbedrijf wordt uitgevoerd, verzoeken wij u om het tarief bij de aanbieding te vermelden in Nétive Job, maar niet te noemen in de aanbiedingsformat die als bijlage wordt toegevoegd.
Eis05: Benoem duidelijk in het CV bij de opleiding en werkervaringen aan welke eis (onder vermelding van het nummer van deze eis) hiermee wordt voldaan. Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Dit is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat van maximaal 7 pagina's A4.
De kandidaat beschrijft per wens, met behulp van en verwijzing naar referenties, niet ouder dan 7 jaar, hoe en in welke mate hij daaraan voldoet. De kandidaat dient zijn antwoorden te geven op een los document, dat bij het cv wordt gevoegd (max. 3 A4 voor alle wensen tezamen). Hierbij dient het verband tussen de wens en de referentie telkens duidelijk te worden omschreven, per aspect en waar mogelijk aan de hand van concrete voorbeelden en situaties.
LET OP: Er kan in totaal 1 document worden geüpload. Het CV en de beschrijving van de wensen kunnen worden samengevoegd in 1 document, waardoor er een bestand (van maximaal 10 pagina's A4) geüpload kan worden.
Toelichting: De Inhuurdesk behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het CV en/of referentie voorkomen. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld.
Toelichting eisen: De werkervaring en afgeronde opleidingen zoals gevraagd in de eisen moet duidelijk zijn benoemd in het CV van de kandidaat. Benoem de functie, bij welke opdrachtgever deze werkervaring is opgedaan en de periode [mm-jjjj]. Bij het niet benoemen van de functie, het aantal jaren werkervaring en bij welke opdrachtgever deze gevraagde ervaring / kennis is opgedaan, zal de aanbieding terzijde worden gelegd.
Toelichting wensen: De werkervaring / kennis zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj]. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot aftrek van punten.
Eis06: De aangeboden kandidaat dient te beschikken over voor de uitvoering van de opdracht geschikte elektronische hulpmiddelen. De elektronische hulpmiddelen worden niet door het Rijksvastgoedbedrijf ter beschikking gesteld. Onder elektronische hulpmiddelen vallen mobiele telefoon, computer, laptop en/of tablet.
Eis07: De aangeboden kandidaat gaat akkoord met de verplichte documenten genoemd onder de toelichting. Daarnaast dienen de genoemde documenten voor aanvang (en/of zo spoedig mogelijk) geüpload te worden in het digitale (leveranciers)dossier.
Toelichting: De volgende documenten vormen samen de Offerteaanvraag: 1. Dit document, de Offerteaanvraag in de inhuurapplicatie; 2. Beschrijving van de opdracht; 3. Programma van eisen (bijlage 1 op het Aanbestedingsplatform); 4. Concept overeenkomst (bijlage 2 op het Aanbestedingsplatform); 5. ARVODI-2016 (bijlage 3 op het Aanbestedingsplatform); 6. Procedurevoorschriften (bijlage 5 op het Aanbestedingsplatform).
Documenten: GVA verklaring, bewijs van verzekering, beroepsaansprakelijkheid (alleen voor ZZP/ZZP via intermediair), bedrijfsaansprakelijkheid, VOG verklaring, formulier Integriteitsverklaring, formulier nevenwerkzaamheden, bewijs KvK inschrijving en de bijlage Model Integriteitsverklaring Rijk voor externen.
Eis08: In verband met de werkzaamheden is het een eis dat een positieve referentie omtrent integriteit verifieerbaar is. Daarnaast dient de kandidaat een Verklaring Omtrent Gedrag te kunnen overleggen binnen 4-6 weken na start van de opdracht.
Wensen:
Eis09: Wij verzoeken u graag te vermelden op welke basis u deze opdracht aanneemt.
Wens 01:
De mate van ervaring met processen in systemen
Aspecten:
• Mate van kennis van de werkmethodieken van publieke organisaties en automatiseringssystemen
• Mate van ervaring met ontwerp ICT architectuur
Wens 02:
De mate van ervaring met vergelijkbare rol bij een publieke opdrachtgever
Aspecten:
• Publieke opdrachtgever van enige omvang.
• Opdrachtgever waarbij in een systeem, meerdere afdeling hun administratie moesten doen.
Wens 03:
De mate van ervaring met het maken van verbetervoorstellen in de processen en deze vertalen naar een plan van aanpak.
Aspecten:
• Mate van ervaring in het in een organisatie goedgekeurd krijgen van verbetervoorstellen.
• Mate van succes in het doorvoeren van verbeteringen.