Senior management ondersteuner

Wat ga je doen?

Als Managementondersteuner bij Paresto - de interne defensiecateraar - is jouw werk onmisbaar voor de organisatie. Jij bent namelijk organisator, planner, regelaar, notulist, klankbord en rustpunt voor onze directeur en het Management Team. Je bent al deze dingen, en ook allemaal tegelijk! Dus ben jij op zoek naar een dynamische en betekenisvolle baan? Eén waar je binnen Defensie Paresto kunt helpen bij haar missie, bijdragen aan beschermen wat ons dierbaar is? Lees dan verder.

En voor de duidelijkheid: daar hoef je geen militair voor te zijn. Wij bestaan voor 95% uit burgermedewerkers in dienst bij Defensie.

Wat ga je doen?
Paresto is volop in ontwikkeling en we willen het elke dag een beetje beter doen. In deze nieuwe functie bied je primair secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning aan de directeur en het Management Team. Je doet dit onder leiding van de directiesecretaris en met een pro-actieve houding. Je zit 'dicht bij het vuur' en weet dus als geen ander wat er allemaal speelt. Om die reden is het ook heel belangrijk dat je beschikt over een gezonde dosis integriteit en organisatiesensitiviteit.

Waar ga je zoal mee aan de slag?

• Agenda's, digitale post, mail en telefoontjes beheren van de directeur
• Zorgdragen voor overleggen van de directeur en het Management Team. Denk aan het regelen van vergaderruimtes/online meetings, catering, (zelf) notuleren en de voortgang van gemaakte afspraken bewaken
• Het organisatiebreed coördineren van cursussen en bijeenkomsten: uitnodigingen versturen, ordenen van stukken, facilitaire ondersteuning regelen en coördineren van de administratie
• Het beheer over representatieve activiteiten inzake ceremoniële aangelegenheden, bevorderingen, ambtsjubilea, afscheidsrecepties, verjaardagen, uitgezonden personeel, commando-overdrachten
• Als aanspreekpunt fungeren voor collega's, andere defensieonderdelen maar ook externe instanties
• Verstrekken van (management)informatie in duidelijke overzichten, bijvoorbeeld over financiële en personele aangelegenheden.

Er is een deel operaties - de collega's op locatie - en een deel servicekantoor. Dit zijn de collega's die de operaties ondersteunen vanuit o.a. Voedingsdeskundigheid, assortiment, infrastructuur, learning & development en HR. Zelf maak je ook deel uit van dit servicekantoor en werk je nauw samen met de huidige directiesecretaris.
Het servicekantoor bevindt zich in de Kromhoutkazerne in Utrecht, een modern complex recht tegenover stadion de Galgenwaard. Dit is je officiële werkplek, af en toe is hybride werken mogelijk.

Ook niet onbelangrijk: Als medewerker van Defensie geniet je sterke arbeidsvoorwaarden en een gevoel van trots. Want aan het eind van een drukke, dynamische dag kun jij terugblikken en zeggen, ik help Defensie bij haar missie: beschermen wat ons dierbaar is.

Wie zoeken we

• Afgeronde MBO opleiding niveau 4, bijv. MEAO (secretariële richting)
• Ervaring als secretaresse/secretaris of als medewerker managementondersteuning
• MS Office skills
• Goed in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens
• Goed in organiseren, coördineren en plannen
• Je bouwt en onderhoud makkelijk contacten binnen en buiten Defensie
• Je bent mondeling en schriftelijk goed in zowel Nederlands als Engels
• Je beschikt over een rijbewijs

Competenties:

• Klantgerichtheid
• Voortgangscontrole
• Plannen en organiseren
• Organisatiesensitiviteit
• Samenwerken
• Integriteit
• Leervermogen

Dit krijg je van ons

Salarisniveau

schaal 6

Minimum salaris:

€2.900 bruto per maand

Maximum salaris:

€3.850 bruto per maand

Contractduur

1 jaar

Aantal uren per week

38

Plaats

Utrecht, Utrecht

De organisatie Ministerie van Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het Ministerie van Defensie werken ongeveer 74.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en het Commando Materieel en IT (COMMIT).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Defensie Ondersteuningscommando
Het DOSCO is de overkoepelende dienstverlener voor de gehele Defensieorganisatie. Elk dienstencentrum heeft zijn eigen expertise. Het DOSCO streeft ernaar de klantgerichtheid te versterken, de dienstverlening te professionaliseren en de doelmatigheid te vergroten.

De afdeling DefensieOndersteuningscommando Backoffice

Nog even iets meer over Paresto en wie wij zijn. Top-10 cateraar in Nederland, maar onbekend bij het grote publiek. Ons werk is namelijk vooral op kazernes, door het hele land. Daar beheren we met 900 collega's 76 bedrijfsrestaurants plus een aantal koffiecorners en foodtrucks. We doen reguliere catering, maar ook veel banqueting, voeding te velde (voor oefeningen) én events waar we de militairen verzorgen zoals de 4-Daagse en Veteranendag.

Bijzonderheden

Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: "Beschermen wat ons dierbaar is." Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega's die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.

Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet Banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!

Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het Ministerie van defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene Verordening Gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart. 

Contact

• De heer D.G. De Gast
• P&O adviseur
• DG.d.Gast@mindef.nl
• 06-12380033

• Mevrouw A.H.G. Booij
• Directiesecretaris
• AHG.Booij@mindef.nl
• 06-53439302

https://werkenbijdefensie.nl