Senior management ondersteuner

Functieomschrijving

Als Managementondersteuner bij Paresto - de interne defensiecateraar - is jouw werk onmisbaar voor de organisatie. Jij bent namelijk organisator, planner, regelaar, notulist, klankbord en rustpunt voor onze directeur en het Management Team. Je bent al deze dingen, en ook allemaal tegelijk! Dus ben jij op zoek naar een dynamische en betekenisvolle baan? Eén waar je binnen Defensie Paresto kunt helpen bij haar missie, bijdragen aan beschermen wat ons dierbaar is? Lees dan verder.

En voor de duidelijkheid: daar hoef je geen militair voor te zijn. Wij bestaan voor 95% uit burgermedewerkers in dienst bij Defensie.

Wat ga je doen?
Paresto is volop in ontwikkeling en we willen het elke dag een beetje beter doen. In deze nieuwe functie bied je primair secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning aan de directeur en het Management Team. Je doet dit onder leiding van de directiesecretaris en met een pro-actieve houding. Je zit 'dicht bij het vuur' en weet dus als geen ander wat er allemaal speelt. Om die reden is het ook heel belangrijk dat je beschikt over een gezonde dosis integriteit en organisatiesensitiviteit.

Waar ga je zoal mee aan de slag?

• Agenda's, digitale post, mail en telefoontjes beheren van de directeur
• Zorgdragen voor overleggen van de directeur en het Management Team. Denk aan het regelen van vergaderruimtes/online meetings, catering, (zelf) notuleren en de voortgang van gemaakte afspraken bewaken
• Het organisatiebreed coördineren van cursussen en bijeenkomsten: uitnodigingen versturen, ordenen van stukken, facilitaire ondersteuning regelen en coördineren van de administratie
• Het beheer over representatieve activiteiten inzake ceremoniële aangelegenheden, bevorderingen, ambtsjubilea, afscheidsrecepties, verjaardagen, uitgezonden personeel, commando-overdrachten
• Als aanspreekpunt fungeren voor collega's, andere defensieonderdelen maar ook externe instanties
• Verstrekken van (management)informatie in duidelijke overzichten, bijvoorbeeld over financiële en personele aangelegenheden.

Er is een deel operaties - de collega's op locatie - en een deel servicekantoor. Dit zijn de collega's die de operaties ondersteunen vanuit o.a. Voedingsdeskundigheid, assortiment, infrastructuur, learning & development en HR. Zelf maak je ook deel uit van dit servicekantoor en werk je nauw samen met de huidige directiesecretaris.
Het servicekantoor bevindt zich in de Kromhoutkazerne in Utrecht, een modern complex recht tegenover stadion de Galgenwaard. Dit is je officiële werkplek, af en toe is hybride werken mogelijk.

Ook niet onbelangrijk: Als medewerker van Defensie geniet je sterke arbeidsvoorwaarden en een gevoel van trots. Want aan het eind van een drukke, dynamische dag kun jij terugblikken en zeggen, ik help Defensie bij haar missie: beschermen wat ons dierbaar is.

Functie-eisen

• Afgeronde MBO opleiding niveau 4, bijv. MEAO (secretariële richting)
• Ervaring als secretaresse/secretaris of als medewerker managementondersteuning
• MS Office skills
• Goed in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens
• Goed in organiseren, coördineren en plannen
• Je bouwt en onderhoud makkelijk contacten binnen en buiten Defensie
• Je bent mondeling en schriftelijk goed in zowel Nederlands als Engels
• Je beschikt over een rijbewijs

Competenties:

• Klantgerichtheid
• Voortgangscontrole
• Plannen en organiseren
• Organisatiesensitiviteit
• Samenwerken
• Integriteit
• Leervermogen

Bijzonderheden

Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: "Beschermen wat ons dierbaar is." Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega's die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.

Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet Banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!

Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het Ministerie van defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene Verordening Gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.