Secretaresse

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega's, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom! 

Bouwen aan een unieke Amsterdamse stadswijk, waar duizenden mensen wonen, werken en recreëren. Dat is ons werk. We doen dat in opdracht van de gemeenteraad van Amsterdam. Zuidas huurt intern o.a. Ontwerpers, projectmanagers en technische projectleiders in. Zuidas is verdeeld in een aantal deelgebieden en thema's, aan elk deelgebied of thema werkt een projectteam. Daarnaast is er een staf voor o.a. Bestuurlijke en financiële ondersteuning van de directie Zuidas. In ons kantoor op de Zuidas (in het WTC) werken we met collega's uit verschillende onderdelen van gemeente Amsterdam aan de ontwikkeling van Zuidas. Zuidas geeft een ambitieuze, gemotiveerde en resultaatgerichte werkomgeving waar samenwerken en verantwoordelijkheid nemen centraal staan. De directie Zuidas bevindt zich in een reorganisatie en houdt in haar huidige vorm op te bestaan. De werkzaamheden rondom het opdrachtgeverschap voor de gebiedsontwikkeling Zuidas worden ondergebracht binnen directie G&O en het opdrachtgeverschap Zuidasdok binnen directie V&OR. Met dit besluit landen taken van de directie Zuidas op logische plekken binnen de lijnorganisaties in het cluster Ruimte & Economie, namelijk bij directies die soortgelijke taken en verantwoordelijkheden hebben voor de rest van Amsterdam

De directie Zuidas is voor een periode van 6 maanden op zoek naar een ervaren senior secretaresse, ter ondersteuning van de algemeen directeur Zuidas en de adjunct directeur financiën. Het betreft een prachtige functie in een dynamische organisatie. Afhankelijk van de reorganisatie van de Zuidas organisatie kan er sprake zijn van verlenging van de functie in een (licht) aangepaste vorm. Eventueel komt er zicht op een vaste vacature.

Gezocht wordt naar iemand met ervaring op het terrein van secretariële werkzaamheden. De functie bestaat voor een zeer groot deel uit het inplannen van afspraken, en vraagt gezien de volle agenda's van de medewerkers, om de nodige creativiteit en assertiviteit. 

Dit doe je op een gemiddelde werkdag;

• Beheer van agenda's en regelt afspraken; het gaat hier om gecompliceerde afspraken; 
• Verzorgt de correspondentie, redigeren brieven, verzorgen ondertekening en bewaakt de huisstijl; 
• Meelezen in de mails van de manager, beoordeelt de urgentie en bewaakt de voortgang van actiepunten; 
• Opstellen van (concept)brieven en deze verzendklaar maken; bewaakt de huisstijl; 
• Archiveren van stukken en het verrichten van diverse administratieve werkzaamheden; 
• Het organisatorisch en administratief voorbereiden van vergaderingen ; 
• Notuleert waar nodig vergaderingen of stelt besluiten-/actielijsten op; 
• Diverse ad-hoc werkzaamheden afgestemd op het niveau van de medewerker; 
• Achtervang receptionistes Zuidas: beheer van de vergaderfaciliteiten, het boeken van de vergaderzalen, aannemen en evt. Doorverbinden van inkomende telefoongesprekken.

Voor deze functie Senior secretaresse beschik je over: 

• Opleiding in secretariële vakrichting 
• Goed bekend met het Microsoft Office pakket (Word, Excel, Outlook, Power Point, etc.) 
• Uitstekende Nederlandse taal- en schrijfvaardigheden 

Aan competenties breng je mee: 

• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team. 
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties. 
• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut. 
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving. 
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant.

• Een parttime/ fulltime baan van 32 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3052 en maximaal €4297,- bruto per maand, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring, en op basis van 36 uur in de week;
• Een opdracht vanaf half november 2024 voor tot juni 2025, mét de kans op verlenging;
• Een reiskostenvergoeding die past bij jouw vervoerskeuze. Dat is €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 per kilometer als je loopt of fiets of €0,21 per kilometer als je met het OV gaat (tot maximaal 45 km per reis);
• Een thuiswerkvergoeding van €3,- per dag;
• Je bouwt meteen pensioen op;
• 8,33% procent vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Julia, voor vragen kun je mailen met J.Heinen@olympia.nl