Als executive assistant kom je te werken binnen het secretariaat van BPD Europe-Hoofdkantoor, het kantoor is gevestigd in Amsterdam in het voormalige Burgerweeshuis, een Rijksmonument.
Jij maakt onderdeel uit van dit relatief ‘nieuwe’ team, bestaande uit in totaal 5 collega's (4 secretaresses en een hoofd secretariaat). Het team richt zich op het ondersteunen van onder andere de Managing Board en Directeuren van het Hoofdkantoor. Daarnaast ondersteunt het team de afdelingshoofden en staat hun deur voor alle collega’s open. Samen zorgen jullie ervoor dat zij hun werk optimaal kunnen doen en dat zij een prettige werkomgeving hebben.
Als executive assistant ben jij primair verantwoordelijk voor het ondersteunen van drie collega's; twee Managing Board members (de COO en de CFRO) en de Directeur Compliance & Special Projects. Jij ondersteunt hen in al hun dagelijkse werkzaamheden en bent echt hun ogen en oren. Je beheert hun agenda's en mailboxen, handelt correspondentie en stukken zelfstandig af, houdt digitale projectdossiers bij en coördineert hotels en vluchten. Je bewaakt zelfstandig acties, fungeert als linking pin binnen en buiten de organisatie, bereidt vergaderingen voor, volgt de acties hieruit op en coördineert bijeenkomsten