Manager Frontoffice en Planning

Bedrijfsnaam:

Stedin

Dienstverband:

• Fulltime, Projectbasis, Bepaalde tijd, Detachering

Contractduur:

2 maanden

Startdatum:

14-11-2024

Locatie:

Keileweg 63, 3029 BR Rotterdam, Nederland

Salaris:

Tot €7777,26 per maand bruto fulltime

Uren per week:

40 uren

Deadline vacature:

10-11-2024

ste SRQ144240. Stedin

Manager Frontoffice & Planning Stedin AcademieWerk waar je trots op kan zijn. Dit ga je doen.De Stedin Academie: dé inspirerende plek waar medewerkers van Stedin worden opgeleid én terecht kunnen voor advies, training en scholing.

In deze functie ben je onderdeel van het management team van de Stedin Academie bestaande uit vier managers en de Academiedirecteur. Samen zetten jullie je in voor de doorontwikkeling van de Stedin Academie, ieder vanuit zijn of haar vakgebied. Als manager Frontoffice & Planning Stedin Academie ga je leiding geven aan de afdeling die verantwoordelijk is voor het in behandeling nemen en beantwoorden van (eerstelijns)vragen over onderwijs, opleidingen, planningen, certificeringen en trainingen vanuit heel Stedin én onze externe partijen, zoals opleidingsleveranciers en aannemers.

Daarnaast ben je samen met je afdeling het visitekaartje van de StedinJe doet dit samen met je team (12 medewerkers), bestaande uit front- en backofficemedewerkers en functioneel beheerders van de online leeromgeving van de Stedin Academie. Jouw team is verantwoordelijk voor opleidingswerkzaamheden voor ca. 7.000 in- en externe ‘klanten’ die opleidingen, trainingen of onderwijs willen volgen of vragen hebben over inschrijving, te volgen opleiding, diploma’s, etc. Kortom, voldoende om je energie in te steken!

Hoe ziet jouw werkdag er als manager Frontoffice Academie uit? Dat lees je hier.Op onze Stedin Academie stap jij op maandagochtend binnen. Wat staat er vandaag op de agenda? Je hebt een overleg met je team waarin je stuurt op de vragen die binnengekomen zijn via ons ticketsysteem TopDesk. Hoe staat het met de doorloopsnelheid? Hoeveel openstaande tickets staan eruit? Zijn er problemen met de beantwoording ervan? Je maakt duidelijke afspraken en schept kaders voor je medewerkers.

Tot aan de lunch check jij alles met betrekking tot de (her)certificeringstrainingen; jouw team plant deze tijdig in en zorgt voor een efficiënte en tijdige verwerking in de daarvoor bestemde systemen.Na de lunch heb je een Teams-overleg met onze opleidingsintermediair om het proces van het inplannen van de trainingen nog beter te stroomlijnen en het verder uitbouwen van ons leermanagementsysteem (LMS) goed door te spreken. Je laat de collega’s van functioneel beheer uit jouw team hierbij aansluiten. In de middag bereid je de MT vergadering voor de volgende dag alvast voor. Je hebt vorige week gewerkt aan een verbetervoorstel dat je wilt gaan invoeren op je afdeling en je wilt hier graag jou mede MT-leden over informeren. Het verbetervoorstel heeft betrekking hoe jouw afdeling zo goed mogelijk de administratie rondom het MBO-onderwijs van de Stedin Academie kan inrichten.

Jouw 3 belangrijkste doelen op een rij?

• Het verder bouwen met jouw team aan een optimale dienstverlening en onderlinge samenwerking om aan alle vragen te kunnen voldoen. Hierbij draag je zorg voor een duidelijke structuur en koers, vanuit transparante en heldere werkprocessen, met aandacht voor jouw teamleden, waardoor alle Stedin medewerkers optimaal worden geholpen bij opleidingsvragen.
• Een gastvrij, efficiënt en effectief verloop van de opleidingsgerichte dienstverlening richting ca 7.000 in- en externe klanten, zodat de klanttevredenheid hoog is. 
• Zorgen dat onze collega’s zich tijdig kunnen laten (her)certificeren en de inschrijving en certificering correct verwerkt wordt.

Jouw sterke punten. Worden wij blij van.Jij bent een teamplayer en mensgerichte leidinggevende. Je beweegt je gemakkelijk binnen een grote complexe organisatie en weet de Stedin Academie intern en extern goed op de kaart te zetten. Stakeholdermanagement kent voor jou geen geheimen. Je bent in staat onder druk aan complexe transformaties leiding te geven en je bent een verbinder in hart en nieren. Samen kom je verder. Jij beschikt over de verander- & sturingskracht die het team, andere afdelingen en daarmee ook Stedin op een hoger gestructureerd plan brengt. Je werkt daarbij resultaatgericht.

Wat je verder meeneemt als manager Frontoffice & Planning binnen de Stedin Academie? Dat lees je hieronder.

• Je bent een hbo geschoolde gedreven werk- en denkniveau met een klantgerichte manier van denken en handelen. Je beschikt over kwaliteiten met betrekking tot formeel en informeel leiderschap. Je weet mensen aan je te binden, te motiveren en te coachen om gezamenlijk stappen te kunnen zetten.
• Je hebt ruime kennis en ervaring rondom het tijdig inplannen en uit laten voeren van (noodzakelijke) trainingen binnen grotere bedrijven. Administratieve processen inrichten is jouw op het lijf geschreven.
• Je hebt ervaring in procesmatig werken. Werkervaring binnen een Academie of een op hospitality gerichte organisatie is een pré.
• Je bent gewend te werken met (opleidings)leveranciers en (opleidings)intermediairs.
• Je hebt ideeën en visie over digitale leer- en/of plannningsystemen en kan visie en sturing geven aan de doorontwikkeling hiervan voor wat betreft planning en inschrijving.  

Goed om te weten: Bij Stedin hebben we genoeg te doen. Daarom is deze rol voor minimaal 32 uur beschikbaar. Nog meer uit je rol halen? 40 uur werken is ook mogelijk.

Een goed team. Daar hoor je bij.Als Stedin Academie staan wij aan de basis van deze ontwikkeling voor alle Stedin medewerkers. Hierbij hebben we vorig jaar de Stedin Academie gelanceerd, waarbij we alle technische opleidingen hebben samengevoegd met alle opleidingen vanuit HR (teamontwikkeling en persoonlijke ontwikkeling). Als manager Frontoffice & Planning maak je deel uit van het MT Stedin Academie. Je rapporteert aan de Academiedirecteur en zal ook geregeld een update geven in het MT HR over de realisatie van de doelstellingen.

Beoordelingscriteria

• Kandidaat heeft minimaal een aantoonbaar hbo geschoolde gedreven werk- en denkniveau;
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als leidinggevende;
• Kandidaat heeft een aantoonbaar trackrecord met het herkennen en oppakken van kansen en mogelijkheden;
• Het CV is voorzien van referenties (naam, functie en contactgegevens referent) of deze kunnen op aanvraag aangeleverd worden.

De kandidaat beschikt over onderstaande competenties. Deze kunnen worden getoetst in een gesprek met de opdrachtgever.

• Goed kunnen plannen;
• Verantwoordelijkheidsgevoel;
• Flexibele instelling;
• Goede communicatieve vaardigheden;
• Resultaatgericht;
• Proactief;
• Luistervaardig.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via StippKeuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

Screeningsvragen

• Kandidaat heeft minimaal een aantoonbaar hbo geschoolde gedreven werk- en denkniveau;
• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als leidinggevende;
• Kandidaat heeft een aantoonbaar trackrecord met het herkennen en oppakken van kansen en mogelijkheden;
• Het CV is voorzien van referenties (naam, functie en contactgegevens referent) of deze kunnen op aanvraag aangeleverd worden;
• Je hebt ervaring in procesmatig werken. Werkervaring binnen een Academie of een op hospitality gerichte organisatie is een pré.
• Je hebt ruime kennis en ervaring rondom het tijdig inplannen en uit laten voeren van (noodzakelijke) trainingen binnen grotere bedrijven. Administratieve processen inrichten is jouw op het lijf geschreven.
• Je bent gewend te werken met (opleidings)leveranciers en (opleidings)intermediairs.
• Je hebt ideeën en visie over digitale leer- en/of plannningsystemen en kan visie en sturing geven aan de doorontwikkeling hiervan voor wat betreft planning en inschrijving.  
• Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.
• Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.