Directie ondersteuner

Functieomschrijving

Ben jij servicegericht, nauwkeurig, oplossingsgericht en een ster in het plannen en organiseren, ook onder tijdsdruk? Dan zijn wij op een directieondersteuner ter versterking van ons team. Bij ons werk je vanuit de kernwaarden: betrokkenheid, betrouwbaarheid, bewustzijn en belangstelling. Je kunt goed relativeren en observeren, hebt een positieve instelling en bent verbindend in je werk. Daarnaast breng je een gezonde dosis humor mee in je werkzaamheden!

Als directieondersteuner ben je de rechterhand van de directie van de Oostvaarderskliniek. In deze rol bied je proactieve, efficiënte en klantgerichte ondersteuning, waarbij je ervoor zorgt dat de directie zich volledig kan richten op de strategische en beleidsmatige taken. Je vervult een breed scala aan secretariële en administratieve werkzaamheden, zoals agendabeheer, correspondentie en het voorbereiden van vergaderingen.

Daarnaast fungeer je als het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, en zorg je voor een soepele communicatie en samenwerking. Je bent verantwoordelijk voor het creëren van overzicht en het bewaken van prioriteiten in de hectische dagelijkse gang van zaken, waarbij je snel kunt schakelen en problemen zelfstandig oplost. Door jouw proactieve houding ontzorg je de directie op een professionele en discrete manier, zodat hij/zij zich kan focussen op de kern van het werk. Je werkt binnen het secretariaat van de afdeling Behandel- en Managementondersteuning (BMO) en rapporteert aan het Hoofd ondersteunende diensten.

Werkzaamheden

• Beheren van correspondentie en opstellen van brieven binnen je bevoegdheden;
• Complex agendabeheer voor directie en tijdig signaleren van knelpunten;
• Voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen, inclusief verslaglegging en verspreiden van stukken;
• Afhandelen van telefoongesprekken en waar nodig doorverwijzen;
• Ontvangen en introduceren van bezoekers;
• Bijhouden van werk- en vergaderdossiers per onderwerp of project;
• Verwerken van post, signaleren van urgente stukken en beheren van vertrouwelijke documenten;
• Fungeren als buffer tussen Directie, managementteam en externe partijen;
• Zorg dragen voor goede verbindingen binnen de organisatie.

Overige taken:

• Signaleren van mogelijke knelpunten aan het directiesecretariaat en Hoofd ondersteunende diensten;
• Vervanging of ondersteuning van collega's binnen het secretariaat indien nodig;
• Ondersteuning bij de organisatie van projecten, bijeenkomsten en evenementen.

Functie-eisen

Wij zoeken een collega met een MBO 4-diploma in de richting van directieondersteuning/managementassistent en de volgende vaardigheden:

• Stressbestendig en in staat om te werken onder tijdsdruk;
• Oplossingsgericht en flexibel;
• Klantgericht en een teamplayer;
• Ervaring met Microsoft Office;
• Sterk in plannen, prioriteren en nauwkeurig werken;
• Goede notuleer- en schriftelijke vaardigheden, met inzicht in hoofdzaken en bijzaken;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• Affiniteit met de GGZ en/of het DJI Justitie werkveld is een pré.

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.