Managementassistent utrecht

Functieomschrijving

Als Managementassistent Bedrijfsvoering laat jij teamleiders van de landelijke MKB-afdelingen Bedrijfsvoering, Klantbehandeling, Operatie en Informatiemanagement, Data en Security (ID&S) optimaal werken. Je bent vaak het eerste aanspreekpunt voor de interne organisatie en de externe omgeving. Kortom: jij bent ons visitekaartje!

Belastingdienst Midden- en Kleinbedrijf (MKB) zoekt een managementassistent die samen met een collega-ondersteuner 7 teamleiders gaat ondersteunen. Je werkt in een vaste functie voor minimaal 32 uur per week, deels vanuit ons kantoor in Utrecht, deels vanuit huis. Je werkt straks intensief samen met 3 collega-managementassistenten, met wie je de 4 afdelingshoofden en 7 teamleiders van de landelijke afdelingen ondersteunt. Met z'n vieren brengen jullie continuïteit: jullie zorgen voor achtervang bij ziekte of vakantie, beheren gezamenlijk de centrale e-mailbox en bereiden eventueel bijeenkomsten voor.

Dit doe je bij de Belastingdienst

Je helpt teamleiders en hun medewerkers: Je beheert de agenda, verwerkt waar nodig de e-mail, notuleert soms, draagt bij in de personeelsadministratie, handelt actiepunten af en bewaakt afgesproken deadlines. Je tikt jouw teamleiders op de schouder als belangrijke deadlines naderen en je verzamelt informatie bij medewerkers. Je bent voorbereid op dagelijkse veranderingen in de agenda's en door initiatief te nemen los je problemen zo veel mogelijk zelfstandig op.

Op verzoek van jouw teamleider verzorg je bestellingen en help je kleine probleempjes van medewerkers op te lossen. Jouw interesse voor de inhoud van de afdelingen zet je in om goede prioriteiten te stellen bij het behandelen van e-mail en het plannen van vergaderingen.

Je bereidt bijeenkomsten voor en zorgt dat alles geregeld is: van het verzamelen en verspreiden van inhoudelijke stukken en het verzorgen van de uitnodiging tot het vastleggen van de locatie, het regelen van de lunch en eventueel het reserveren van parkeerplaatsen voor collega's die van ver komen.

Een bijzondere baan, omdat...

• je een gevarieerd takenpakket hebt met ruimte voor jouw eigen initiatieven.
• je samenwerkt in een betrokken team.
• je de ruimte krijgt om te blijven leren en ontwikkelen.
• je hybride kan werken vanuit huis, op ons kantoor in Utrecht, of op een van de 20 MKB-kantoren in Nederland.
• je door jouw ondersteuning een bijdrage levert aan een financieel gezond Nederland.
• je een flexibel pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden hebt.

Dit zegt een collega over jouw werkomgeving

"Ik vind dit werk vooral leuk door de mate van zelfstandigheid. Ik pak vaak ad-hoc zaken op en ben een vraagbaak voor zowel medewerkers als management. Ik zoek naar oplossingen die niet meteen voor de hand liggen. Omdat ik met veel mensen contact heb, blijft mijn werk boeiend en afwisselend." Rinske, managementassistent MKB Landelijke Afdelingen.

Functie-eisen

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt een aantoonbaar mbo 2 werk- en denkniveau.
• Een opleiding in de richting van managementassistent is een duidelijke pré.
• Je hebt werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie.
• Je hebt een goede beheersing van Office-programma's als Word, Excel en PowerPoint.
• Je communicatieve vaardigheden zijn uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.

Jouw competenties

• Klantgerichtheid
• Plannen en organiseren
• Flexibiliteit
• Samenwerken
• Omgevingsbewustzijn

Bijzonderheden

Onze selectieprocedure voor deze functie ziet er als volgt uit:

• Allereerst wordt beoordeeld of een voorrangskandidaat binnen de Rijksoverheid in aanmerking komt voor deze functie.
• Daarna wordt beoordeeld of jouw cv en motivatiebrief voldoen aan de gestelde functie-eisen.
• Op 5 december vinden de selectiegesprekken plaats.

De voorkeur gaat uit naar kandidaten die het meest aansluiten bij het opgestelde profiel. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde kennis en werkervaring als op het opleidingsniveau. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

De Belastingdienst zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren.