Directiesecretaresse

Functieomschrijving

Wat ga je doen?
De secretaresses zijn het aanspreekpunt voor de algemeen directeur en de vier directeuren. De secretaresses vervangen elkaar bij afwezigheid, zodat het secretariaat altijd bemenst is. Dat betekent ook dat (enige) flexibiliteit in werktijden gewenst is. 

Je zal primair een directeur gaan ondersteunen, waarbij het beheer van de agenda en de mailbox een belangrijk onderdeel is. Vanwege de dynamiek en de veranderende organisatie moet veel worden uitgezocht, geregeld en aangepakt.

• In de functie van secretaresse houd je complexe agenda's bij en maak je afspraken;
• Afspraken zet je vervolgens uit bij de collega die verantwoordelijk is voor een bepaald dossier, je vraagt om een voorbereiding en controleert of de voorbereiding tijdig en compleet wordt aangeleverd;
• Daarnaast onderhoud je (telefonische) contacten met in- en externe instanties en personen over algemene aspecten van onderwerpen die bij de directie in behandeling zijn;
• Je behandelt e-mails, filtert er relevante zaken uit die je direct doorzet naar de juiste persoon binnen de organisatie, dan wel handel je zelfstandig af;
• Je begeleidt de stukkenstroom en ondertekening door de directeur van diverse documenten;
• Je archiveert, beheert en draagt zorg voor afhandeling dan wel doorgeleiding van documenten, correspondentie, gegevens en rapporten;
• Je ondersteunt bij de voorbereiding en afhandeling van vergaderingen (zoals het klaar zetten van stukken) en je fungeert als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor interne medewerkers en externe instanties;
• Bij afwezigheid vervang je je collega's en je levert beheersmatige ondersteuning door het signaleren van knelpunten in de werkprocedures van het directiesecretariaat.

Functie-eisen

Je hebt een MBO(+) achtergrond en ervaring als directiesecretaresse. Je bent vaardig in het gebruik van het MS-officepakket. 

Belangrijk voor deze functie is dat je probleemoplossend kunt handelen, besluitvaardig, klantgericht en integer bent. Daarnaast is het belangrijk dat je kunt improviseren en snel kunt schakelen op diverse niveaus, maar ook accuraat en representatief bent. Verdere competenties behorende bij deze functie zijn: voortgangscontrole, plannen en organiseren, organisatie-sensitiviteit, samenwerken en leervermogen. Bij het directiesecretariaat is het belangrijk dat je proactief bent en niet wacht tot het werk naar jou komt. Ook moet je goed communiceren met je collega's, zodat ieders werkzaamheden op elkaar afgestemd zijn. Elkaar waar nodig vervangen en werk van elkaar overnemen vind je niet meer dan normaal. Tot slot is het belangrijk dat je nauwkeurig werkt, ook in drukke en hectische situaties.