Stafmedewerker

Functieomschrijving

Als stafmedewerker kom je te werken bij het Stafbureau op het Parket-Generaal. Je bent samen met je collega stafmedewerker de rechterhand van Collegesecretarissen en het hoofd van het Stafbureau. Julie zijn primair verantwoordelijk voor de logistiek en organisatie van de stukkenstroom en de procesmatige voorbereiding van verschillende bestuurlijke overleggen. Je beheert en stuurt de informatie- en documentenstroom, hebt het overzicht over de besluitvorming en ontzorg je directe collega's binnen het Stafbureau.

• Je beoordeelt en ordent binnenkomende informatie en beheert de mailbox. Je leest en ordent binnenkomende berichten, beoordeelt deze en adviseert de Collegesecretarissen hierover. Je behandelt deze mails zelfstandig of identificeert acties die je op naam van de verantwoordelijke collega's zet. Verder ben je verantwoordelijk voor het in gang zetten en bewaken van de zogenaamde schriftelijke procedure en de besluitvorming door het College over hamerstukken. Deze besluitvorming vindt buiten de vergadering plaats. Daarbij ligt de zorgvuldige dossiervorming van bestuurlijke overleggen in jouw handen.
• Je draagt bij aan de voorbereiding van bestuurlijke overleggen door te zorgen voor een tijdige voorbereiding door bijvoorbeeld input op te halen bij collega's. Je controleert aangeleverde stukken op volledigheid en kwaliteit en bewaakt de aanlevertermijn. Ook stel je de agenda's voor deze overleggen op, zorg je voor verspreiding van de stukken en bewaak je de voorraadagenda van onder andere de Collegevergadering. Verder regel je praktische zaken, zoals het vastleggen van vergaderlocaties en vergaderdata. Hiervoor werk je nauw samen met de managementassistenten van de procureurs-generaal.
• Je ondersteunt collega's van binnen en buiten het Stafbureau bij de organisatie van evenementen, zoals de "Staat van het OM-dag", de OM-conferentie en de Rechtsstaatpoort. Je werkt daarbij samen met het Evenementenbureau van het OM.
• Naar aanleiding van de actualiteit kun je worden ingezet op de ondersteuning van specifieke taken, bijvoorbeeld in de rol van (project)secretaris, waarbij je ook verslaglegging verzorgt of bijvoorbeeld teksten ten behoeve van interne communicatie opstelt.

Functie-eisen

• Je bent een enthousiaste, flexibele en pragmatisch ingestelde collega. Je werkt graag samen, maar bent ook goed in staat om zelfstandig en onder tijdsdruk te werken.
• Je weet je in woord en op schrift goed en accuraat uit te drukken.
• Je hebt affiniteit met bestuurlijke processen, bent administratief sterk, vindt het leuk om te plannen en organiseren en voert je werk nauwkeurig uit.
• Je vindt het leuk om te werken in een dynamische omgeving.
• Je beschikt over de volgende competenties:
  • Samenwerkingsgericht;
  • Politiek-bestuurlijke affiniteit;
  • Plannen en organiseren;
  • Analyserend en probleemoplossend vermogen;
  • Organisatiesensitiviteit, zoals gevoel voor verhoudingen;
  • Flexibiliteit, ook in werktijden;
  • Stressbestendigheid.

Daarnaast beschik je over:

• ten minste een afgeronde hbo-opleiding of vergelijkbaar werk- en denkniveau. Bij voorkeur HBO-Rechten of HBO-Bedrijfsadministratie.

Bijzonderheden

• Het betreft een functie voor 36 uur met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een AIVD B- veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure.
• Hybride werken is mogelijk.
• Een ontwikkelassessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• 1e gespreksronde woensdag 4 december 2024.
• 2e gespreksronde draagvlakcommissie: vrijdag 6 december 2024.
• Complementariteit en diversiteit worden meegewogen in de selectie.