Functieomschrijving
Regelen, vooruitkijken, organiseren, inplannen, meedenken en natuurlijk beschikbaar zijn én daarbij samenwerken met fijne collega's. Bij de directie OI en BS van DUO zoeken wij een managementondersteuner. Iemand die de behoeften van het management goed aanvoelt en hier proactief op inspeelt.
De directies beschikken over een aantal collega managementondersteuners. Samen met hen vorm je de pool die het managementteam van de directie Onderwijsinstellingen en de directie Beleid en Strategie ondersteunt. De pool kent twee senior managementondersteuners (ieder directie één) die de coördinerende werkzaamheden verrichten en onder andere het werk verdelen. Jij bent in beginsel gekoppeld aan een manager maar evengoed ben je als vervanger voor je collega's werkzaam voor andere managers. Je bent in staat om zowel zelfstandig te werken als in teamverband een krachtige bijdrage te leveren.
Als managementondersteuner ben je een belangrijke factor voor de manager. Deze moet op je kunnen bouwen en vertrouwen. Je beheert de agenda, plant en bewaakt overleggen en zorgt hierbij dat alles goed is voorbereid in Outlook, Teams of live. Je organiseert vergaderingen en besprekingen, bereidt ze voor en verzamelt stukken, controleert de voortgang, legt gegevens vast, archiveert, notuleert en ontvangt bezoekers. Verder handel je binnenkomende mail en telefoon af en beoordeel je de inhoud hiervan. Het inschatten en beoordelen van de prioriteit en gevoeligheid van afspraken, telefoon, (post) en mail is een belangrijk onderdeel van jouw takenpakket. Het spreekt voor zich dat vertrouwen en integriteit belangrijk zijn.
Functie-eisen
Je beschikt over een MBO werk- en denkniveau en je kunt dit onderbouwen door voorbeelden te geven van opdrachten of ervaringen. Ervaring als managementondersteuner is zeer welkom. Je vindt het werken in een dynamische en politiek gevoelige omgeving leuk en aantrekkelijk. Het is belangrijk dat je flexibel bent en snel kunt schakelen bij adhoc vragen.
Bijzonderheden
- Vooralsnog is de functie tijdelijk voor de duur van een jaar. Afhankelijk van ontwikkelingen kan deze mogelijk structureel worden.
- Deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern uitgezet.
- Rijksmedewerkers hebben voorrang in de sollicitatieprocedure.
- www.europass.eu).
- Bij DUO streven we naar diversiteit en een inclusieve werkomgeving. Wij willen onze teams graag verrijken met collega's van diverse achtergronden en culturen om onze dienstverlening nog meer te kunnen verbeteren.
- Deze vacature is geschikt voor doelgroep banenafspraak.
- Controleer regelmatig je ongewenste/spam e-mailmap. Het kan voorkomen dat mailwisseling vanuit DUO in deze map(pen) terechtkomt.
Het salaris bedraagt €3016 - €3879