Managementondersteuner

Functieomschrijving

Houd jij het hoofd koel in de meest hectische situaties en weet jij alles in goede banen te leiden op het directiesecretariaat? Solliciteer dan naar de functie van managementondersteuner bij de directie Bestuurlijke en Politieke Zaken van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS).

Het leuke en unieke aan deze rol is dat je het gehele ministerie snel leert kennen en ook een goed beeld krijgt van de werkzaamheden binnen de directies. Je bouwt dan ook een groot en bruikbaar netwerk op.

Het takenpakket is breed, afwisselend en nooit saai. Je zal je niet snel vervelen. Je wordt in deze functie gezien als een baken in de hectiek en collega's zijn dan ook erg blij met jou als managementondersteuner.

Wat ga je doen als managementondersteuner?
Jij als management ondersteuner gaat samen met twee andere management ondersteuners de 6 MT-leden en de medewerkers van de directie BPZ ondersteunen. Je bent verantwoordelijk voor het plannen van de bestuurlijke overleggen en ondersteunt ook bij de stukkenstroom. Je verzorgt de complexe agenda's, maakt Webex-vergaderingen aan, bewaakt de mailbox, scant op vergaderstukken en voegt deze toe aan IBabs. Ook zorg jij voor een goede ordening en structuur van de gezamenlijke secretariaatsmailbox. Je werkt op een prettige manier samen met de andere management ondersteuners en bij afwezigheid van je collega vervangen jullie elkaar.
Daarnaast verzorg je een kwaliteitscheck op de brieven en nota's die door BPZ-medewerkers opgesteld zijn. Voor de in- en externe bezoekers van het MT-BPZ zorg je voor een fijne ontvangst. Je brengt, ondanks de alledaagse hectiek, rust en overzicht in het werk en hebt een belangrijke signaleringsfunctie richting het MT en je collega's.

Samen met je collega's en het team Bedrijfsvoering heb je regulier overleg en zorg je dat alle zaken rondom bedrijfsvoering soepel verlopen, bijvoorbeeld bij de start van een nieuwe medewerker en het inkoopproces. Daarnaast verwerk je diverse bedrijfsvoeringaanvragen, zoals het aanvragen van ICT-middelen (telefoon/laptop) en het aanvragen van autorisaties met betrekking tot alle bedrijfsvoeringapplicaties (bijvoorbeeld IBabs) voor de medewerkers. Ook doe je de bestellingen voor kantoorartikelen en alle voorkomende facilitaire werkzaamheden. En verder registreer je de ziek- en betermeldingen van BPZ-medewerkers.

Naast jouw directe collega's werk je ook nauw samen met de managementondersteuners van de bewindspersonen van VWS, SG, plaatsvervangend SG (pSG), Directeuren Generaal (DG's), de Flex-ondersteuners, team Bedrijfsvoering en team Kabinet & Protocol en de adviseurs van de bestuursraadleden. Er wordt een actieve deelname verwacht bij gezamenlijke overleggen van de secretariaten en het stimuleren van een uniforme werkwijze binnen BPZ.

Functie-eisen

• Je hebt mbo werk- en denkniveau.
• Je hebt ruime werkervaring als managementondersteuner of als secretaresse.
• Je hebt bij voorkeur ervaring in een politiek-bestuurlijke context of een ministerie-omgeving.
• Je hebt kennis van management ondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer, procedures en voorschriften.
• Je hebt relevante kennis van digitale processen en systemen.
• Je hebt affiniteit met de VWS-onderwerpen.

Herken jij jezelf hierin?
We zoeken een proactieve collega die zeer zelfstandig in staat is de werkzaamheden op te pakken. Met plannen en organiseren als jouw top skills, verlies je nooit de voortgang uit het oog. Je kunt goed samenwerken, zowel met de andere ondersteuners als binnen, maar ook buiten de gehele directie. Je legt makkelijk contact en zoekt de verbinding. Je communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, zijn uitstekend ontwikkeld. Je leert snel de juiste mensen kennen en hebt overzicht wie wat doet. Je bewaakt de voortgang en komt met oplossingen als zaken procesmatig stagneren. Je bent je bewust van de omgeving waarin je werkt, je overziet de structuur van een ministerie en je bent je bewust van de zorgvuldigheid die hierin gevraagd wordt.

Als collega ben je sociaal en prettig om mee samen te werken. Mensen om jou heen omschrijven jou als integer en betrokken. Op een klantgerichte wijze vervul jij je rol, waarbij je in staat bent om adequaat met verschillende functieniveaus om te gaan. Onder hoge werkdruk, presteer jij optimaal en weet je feilloos te prioriteren. Je weet namelijk nooit hoe je dag zal lopen. Met jouw geordendheid, breng jij orde en rust in de meest hectische stressvolle situaties.