Servicemanager

Functieomschrijving

De Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) staat aan de vooravond van een grote en spannende transitie van analoog naar digitaal archiefbeheer. Onze missie is het waarborgen van toegankelijkheid, integriteit en duurzaamheid van overheidsinformatie, ongeacht de vorm. We hebben de verantwoordelijkheid voor het beheer van een breed scala aan archieven, variërend van papieren documenten tot digitale bestanden. In deze tijd van snelle digitale transformatie adviseren wij overheidsorganisaties over effectief informatiebeheer en dragen we zorg voor de archivering en het beheer van hun statische en semi-statische archieven.

Tegen deze achtergrond zijn wij op zoek naar een Servicemanager met interesse in en ervaring met informatievoorziening en informatiehuishouding van de Rijksoverheid.

Wat ga je doen?
Als Servicemanager krijg je een plek binnen de operations office van de unit Operatie. De hoofdtaak van deze unit is het verzorgen van integraal archief-, informatie- en databeheer. De operations office is het voorportaal voor het contact met de afnemers over zaken die de operatie betreffen. Ook unit-brede ondersteunende werkzaamheden zijn in de office ondergebracht. In deze rol ben je de verbindende schakel tussen verschillende afdelingen binnen de unit Operatie, projecten, bedrijfsvoering en het managementteam van de unit Operatie, waarbij je zorgt voor een optimale samenwerking en communicatie tussen deze onderdelen.

Een greep uit je werkzaamheden:

• Op tactisch niveau ben je het eerste aanspreekpunt voor de afnemer en vervul je een brugfunctie tussen afnemers en de beheerorganisatie binnen de unit Operatie;
• Je ondersteunt en adviseert de COO en afdelingsmanagers op het gebied van klantcontacten en klantrelaties, specifiek met betrekking tot de staande dienstverlening;
• Je bent verantwoordelijk voor het opmaken en het beheer van overeenkomsten van de te leveren dienstverlening aan onze afnemers, inclusief de realisatie en uitbreiding van de staande dienstverlening;
• Je stelt offertes op en bent verantwoordelijk voor het tijdig opstellen en ondertekenen van jaarlijkse dienstverlenings- en financiële afspraken met afnemers;
• Je helpt bij de ontwikkeling van rapportages over onze dienstverlening, waarbij je input levert vanuit het perspectief van de afnemer;
• De basis voor je werk ligt in de producten- en dienstencatalogus (PDC), die jaarlijks wordt geactualiseerd.

De RvIHH heeft vier locaties in Apeldoorn, Den Haag, Rijswijk en Winschoten. Je bent regelmatig op een van deze locaties aanwezig en bezoekt ook afnemers op locatie.

Functie-eisen

Wie ben je?
Je bent een communicatief sterke en verbindende professional die goed gedijt in een dynamische omgeving. Je hebt een proactieve houding en weet met jouw creativiteit en analytisch vermogen oplossingen te bedenken voor complexe vraagstukken. Samenwerken is voor jou vanzelfsprekend; je weet hoe je een netwerk opbouwt en onderhoudt, zowel binnen de organisatie als met externe partners. Je ondersteunt graag anderen en hebt een goed omgevingsbewustzijn, waardoor je steeds inspeelt op de veranderende behoeften van afnemers en ketenpartners.

Daarnaast weet je je werkzaamheden goed te plannen en te organiseren, waardoor je effectief kunt bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie. Je hebt oog voor detail en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen, waarbij je altijd een goede balans weet te vinden tussen de belangen van de organisatie en de afnemers.

Verder neem je mee:

• HBO werk- en denkniveau;
• Ervaring met het schrijven en samenstellen van offertes, dienstverleningsovereenkomsten en -rapportages;
• Basiskennis van ICT en de archiefwetgeving.

Bijzonderheden

Wat maakt deze functie uniek?
In deze rol draag je direct bij aan de transitie van papieren naar digitale informatiebeheerprocessen binnen de Rijksoverheid. Je bent een sleutelfiguur in de relatie tussen de RvIHH en haar afnemers, met veel verantwoordelijkheid voor het waarborgen van hoogwaardige dienstverlening. Je werkt in een dynamische omgeving met veel vrijheid om samen met je collega's invulling te geven aan de digitaliseringsdoelen van de organisatie.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Waar ga je werken?
De Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) speelt een belangrijke rol op het snijvlak van informatievoorziening en archivering binnen de overheid. Binnen de Unit Operatie werk je samen met bevlogen professionals die zich inzetten voor een toekomstbestendige en efficiënte informatiehuishouding. Onze afdeling maakt een boeiende verandering door: we gaan van het beheren van papieren archieven naar digitale archieven en dus ook digitale verwerking.

Wat ons uniek maakt? Onze focus op innovatie en vooruitgang. Onze teams zijn gevestigd over verschillende locaties in Nederland, van Rijswijk tot Winschoten, en bestaan uit professionals die zich bezighouden met zowel fysiek als digitaal archiefbeheer. Samen ontwikkelen we nieuwe methoden en technologieën om archieven efficiënt te beheren. Bij ons draait het niet alleen om digitalisering, maar om het creëren van betekenisvolle oplossingen die informatie toegankelijker maken.

Als Servicemanager verwachten we dat je regelmatig fysiek aanwezig bent op alle locaties. Dit is essentieel om goed op de hoogte te blijven van wat er speelt bij de medewerkers, om het teamgevoel te versterken en om direct bij te dragen aan de samenwerking en sfeer binnen de teams. Jouw zichtbaarheid en betrokkenheid op de werkvloer zijn belangrijk om een goed beeld te krijgen van de operationele processen en om eventuele uitdagingen tijdig te signaleren en aan te pakken.

Herken jij jezelf in dit profiel en ben je klaar voor een nieuwe uitdaging? Dan zien wij jouw sollicitatie graag tegemoet.