Strategisch Adviseur Inkoop

Bedrijfsnaam:

Gemeente Utrecht

Dienstverband:

• Freelance / ZZP, Projectbasis, Bepaalde tijd, Detachering, Parttime

Contractduur:

4 maanden

Startdatum:

z.s.m.

Locatie:

Stadsplateau 1, 3521 AZ Utrecht, Nederland

Salaris:

Tot €120,00 per uur voor ZZP of tot €6862,00 per maand bruto fulltime voor detachering

Uren per week:

24-32 uren

Deadline vacature:

31-10-2024

ml. T115381

Gemeente Utrecht

Korte beschrijving speelveldUtrecht heeft jou nodig!

De gemeente Utrecht besteedt elk jaar ongeveer € 750 miljoen aan verschillende aankopen. We kopen allerlei producten en diensten in, zoals personeel, software, bruggen, scholen, zorg, grondonderzoek, maar ook meubels en energie. Door de grote hoeveelheid en verscheidenheid van onze aankopen is het belangrijk dat we efficiënt werken. Dit betekent dat we de juiste dingen kopen, die passen bij onze behoeften en doelen, zoals duurzaamheid (SR) en maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVOI). Als Strategisch Adviseur Inkoop speel jij hierin een belangrijke rol. Voor deze functie zoeken we specifiek iemand met kennis en ervaring op het gebied van ICT. Dankzij jouw expertise ben je een verbindende schakel tussen strategie en uitvoering.

Als Strategisch Adviseur Inkoop werk je samen in een team van drie andere Strategisch Adviseurs Inkoop en een Clustermanager. Jouw werk is gebaseerd op het strategisch plan van onze afdeling en je ondersteunt de Manager Inkoop. Je richt je vooral op het organiseren van inkoop en contractbeheer voor de hele organisatie. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor het ontwikkelen en vastleggen van verschillende inkoopthema’s die passen bij het beleid, en het verder professionaliseren van de inkoopfunctie. Denk aan thema’s als datamanagement, innovatie, ketensamenwerking, contractbeheer en naleving van regels. Jij bent het aanspreekpunt voor een aantal afdelingen die zich op ICT richten. Je houdt ontwikkelingen in de gaten, denkt mee over strategische inkoopprojecten en zorgt dat de plannen goed worden uitgevoerd binnen deze afdelingen. Het is belangrijk dat je goed samenwerkt met verschillende betrokkenen en een sterk netwerk opbouwt. Je begeleidt zelf geen inkooptrajecten, maar zorgt voor overzicht en coördinatie.

Je taken zijn:Concreet houdt dit in dat je als Strategisch Adviseur Inkoop onder andere de volgende doelen en taken hebt:

• Je bent verantwoordelijk voor een aantal belangrijke dossiers, waaronder:
  • Het uitwerken van de notitie ‘in control’ in concrete actieplannen om betrouwbare managementinformatie te krijgen.
  • Samenwerken met collega’s van Financiën om het nieuwe financiële systeem te implementeren.
  • Het uitvoeren van de businesscase voor de aanschaf en invoering van een contractmanagementtool voor de hele organisatie.
• Je speelt actief in op actuele onderwerpen, trends en ontwikkelingen binnen de organisatie, de politiek of in het inkoopvak en zorgt dat dit binnen de organisatie wordt opgepakt.
• Je bent een strategische sparringpartner voor je collega’s binnen het team en voor medewerkers uit de organisatie.
• Je gebruikt jouw kennis om:
  • De inkoop- en contractmanagementfunctie in de hele organisatie te verbeteren.
  • Het kennisniveau te verhogen.
  • Bij te dragen aan de organisatiedoelen.
• Je werkt nauw samen met andere strategen binnen de afdelingen Financiën, Inkoop en Juridische Zaken, zodat je ontwikkelingen binnen de organisatie kunt vertalen naar de praktijk en andersom.
• Je advies is ‘integraal’. Je bent het eerste aanspreekpunt voor managers, business controllers, projectleiders, inkoopadviseurs en programmamanagers.
• Je neemt deel aan relevante overleggen over inkoop en contractmanagement binnen de gemeentelijke organisatie en jouw specifieke account.
• Je werkt minimaal twee dagen per week op locatie, of vaker als dat nodig is.
• Je initieert, stuurt en bewaakt de ontwikkelprocessen van de belangrijke inkoopthema’s voor de hele organisatie.
• Je geeft gevraagd en ongevraagd advies bij complexe dossiers met veel betrokkenen en/of verschillende belangen. Hierbij houd je rekening met zowel de huidige situatie als de middellange en lange termijn. Dit advies omvat:
  • Het onderzoeken en analyseren van ontwikkelingen of problemen.
  • Het ontwikkelen van adviezen en aanbevelingen.
  • Het geven van mondeling of schriftelijk advies.
  • Het succesvol implementeren van de maatregelen.

Jij bent/hebt:Om succesvol te zijn in deze rol is het van belang dat je ruime inkoopervaring meebrengt op strategisch niveau. Je bent omgevingssensitief en hebt gevoel voor het werken in een politiek bestuurlijke omgeving. We vinden het belangrijk dat je in staat bent om een breed draagvlak voor je advies of concernbrede ontwikkelingen te creëren. Daarnaast kun je de vakinhoud creatief vertalen naar passende oplossingen voor de organisatie. En haal je energie uit het adviseren op complexe dossiers. 

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met het werken in de ICT-inkoop op een strategisch niveau, waarbij het een pre is als je hebt gewerkt met implementatie van een financieel pakket of een vergelijkbaar impactvol systeem.
• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding, daarnaast beschik je aantoonbaar over een WO werk- en denkniveau;
• Je hebt een vakgerichte strategische inkoop- of contractmanagement opleiding afgerond;
• Je hebt ervaring met beleidsinitiëring in een politiek bestuurlijke omgeving en/of met het ontwikkelen en vormgeven op concernniveau van theorieën, modellen, doelen, oplossingen en strategieën die richtinggevend zijn voor de organisatie;

Daarnaast herken je je in de volgende competenties/vaardigheden:

• Samenwerken: op samenwerken gericht, weloverwogen handelen met oog voor de gevolgen van eigen beslissingen of acties op anderen. Daarbij ben je behulpzaam van aard. Je kunt Inkopers/Aanbestedingsexpert /stagiairs/vrijwilligers adviseren, coördineren tot optimale prestaties, groei in hun functie;
• Stressbestendigheid, tijdens en/of na moeilijke situaties, onder sterke druk, na tegenslagen of kritiek, efficiënt blijven functioneren; 
• Organisatiesensitiviteit, bij het werken in een politiek gevoelige omgeving. Je kunt handelen met oog voor de invloeden en (lang termijn) gevolgen van eigen beslissingen of acties op andere onderdelen van de gemeente Utrecht en andere stakeholders zoals gemeenten en leveranciers;
• Innovatief vermogen, Je richt je op originele en vernieuwende oplossingen en voorstellen, bent onderzoekende en nieuwsgierige m.b.t producten, diensten en marktontwikkelingen. Je weet hierbij zaken op een afstand bekijken en ze in hun ruimere context en tijdsperspectief plaatsen. Daarbij kun je conceptueel denken;                                          
• Strategisch vormgevend, Je kunt zaken op een afstand bekijken, zaken conceptualiseren en ze in hun ruimere context en tijdsperspectief plaatsen. Op basis hiervan formuleer je hoofdlijnen en zet je de lange termijnstrategie uiteen;
• Inschattingsvermogen, Je kunt handelen met oog voor de invloeden en (lang termijn) gevolgen van eigen beslissingen of acties op andere onderdelen van de gemeente Utrecht en andere stakeholders zoals gemeenten en leveranciers. Laten blijken goed geïnformeerd te zijn over organisatorische, maatschappelijke en politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren (binnen of buiten gemeente).

Goed om te weten:Het is niet mogelijk om bij het stadkantoor te parkeren, eventuele parkeer kosten zijn voor eigen rekening. Het stadskantoor is zeer goed bereikbaar per openbaar vervoer en direct gelegen aan het Centraal Station.  Gesprekken zijn gepland op donderdagmiddag 7 november vanaf 13:00 uur. De manager zal contact opnemen indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden. 

 In het kader van de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie) is inschrijving door zzp’ers niet toegestaan.  Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.    Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.    De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend

Eisen

• Je beschikt over wo werk- en denkniveau
• Je hebt ervaring met het werken in de ICT-Inkoop
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met het werken in de ICT-inkoop op een strategisch niveau
• Bij voorkeur heb je gewerkt met de implementatie van een financieel pakket of een vergelijkbaar impactvol systeem, en bij voorkeur ben je daar ook verantwoordelijk voor geweest.
• Je hebt een vakgerichte strategische inkoop- of contractmanagement opleiding afgerond 
• Je hebt ervaring met beleidsinitiëring in een politiek bestuurlijke omgeving en/of met het ontwikkelen en vormgeven op concernniveau van theorieën, modellen, doelen, oplossingen en strategieën die richtinggevend zijn voor de organisatie
• Schrijf een motivatie t.b.v. deze opdracht en ga in op het gestelde profiel. (max 1/2 a4). Graag ontvangen wij een door de kandidaat zelf geschreven motivatie.
• Je CV is max 3 pagina’s enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je werkzaamheden tot dusver.Het CV dient ter verificatie van de antwoorden op voorgaande vragen en wordt inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit.Daarnaast vermeldt het CV huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten.Je CV is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat.
• Geef hier twee recente en relevante referenties op.

  Let op: dit criterium betreft een zogenaamde knock-out criterium. Dit betekent dat uw offerte enkel wordt beoordeeld wanneer onderstaande informatie volledig is ingevuld. Voor deze opdracht is het noodzakelijk om twee recente en relevante referenties aan te leveren. Hierbij gaat het om de volgende informatie:

  Referentie 11. Naam organisatie:2. Naam contactpersoon:3. Afdeling en functie contactpersoon:4. Telefoonnummer contactpersoon:

  Referentie 21. Naam organisatie:2. Naam contactpersoon:3. Afdeling en functie contactpersoon:4. Telefoonnummer contactpersoon:

  Met het indienen van de referenties geeft u akkoord aan de Gemeente Utrecht om contact op te nemen met de referenten.

• Wat is je telefoonnummer en e-mailadres?

Voordelen voor ZZP’ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 14 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst)  om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing

Screeningsvragen

• Je beschikt over wo werk- en denkniveau
• Je hebt ervaring met het werken in de ICT-Inkoop
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met het werken in de ICT-inkoop op een strategisch niveau
• Bij voorkeur heb je gewerkt met de implementatie van een financieel pakket of een vergelijkbaar impactvol systeem, en bij voorkeur ben je daar ook verantwoordelijk voor geweest.
• Je hebt een vakgerichte strategische inkoop- of contractmanagement opleiding afgerond 
• Je hebt ervaring met beleidsinitiëring in een politiek bestuurlijke omgeving en/of met het ontwikkelen en vormgeven op concernniveau van theorieën, modellen, doelen, oplossingen en strategieën die richtinggevend zijn voor de organisatie
• Schrijf een motivatie t.b.v. deze opdracht en ga in op het gestelde profiel. (max 1/2 a4). Graag ontvangen wij een door de kandidaat zelf geschreven motivatie.
• Geef hier twee recente en relevante referenties op. Let op: dit criterium betreft een zogenaamde knock-out criterium. Dit betekent dat uw offerte enkel wordt beoordeeld wanneer onderstaande informatie volledig is ingevuld. Voor deze opdracht is het noodzakelijk om twee recente en relevante referenties aan te leveren. Hierbij gaat het om de volgende informatie: Referentie 1 1. Naam organisatie: 2. Naam contactpersoon: 3. Afdeling en functie contactpersoon: 4. Telefoonnummer contactpersoon: Referentie 2 1. Naam organisatie: 2. Naam contactpersoon: 3. Afdeling en functie contactpersoon: 4. Telefoonnummer contactpersoon: Met het indienen van de referenties geeft u akkoord aan de Gemeente Utrecht om contact op te nemen met de referenten.
• Wat is je telefoonnummer en e-mailadres?
• Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.
• Tarief lager dan €100,- (20 punten). (Alleen van toepassing voor ZZP)
• Voor zzp-ers: Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW, bijvoorbeeld als je 80 euro aangeeft is 72 euro voor jou als zzp-er en 8 euro fee). 
• Voor detacheerders: Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)

• Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen