Functieomschrijving
De afdeling Communicatie Algemeen Regeringsbeleid (CAR) van de Rijksvoorlichtingsdienst (RVD) zoekt een ondersteuner voor het team externe optredens en protocol. Samen met de twee adviseurs in het team houd jij je bezig met binnenlandse werkbezoeken, evenementen en ontvangsten. De goede afhandeling van de uitnodigingen die de minister-president daarvoor ontvangt zijn jouw specialiteit.
Over de functie
Dit ga je doen als ondersteuner externe optredens en protocol:- Je coördineert het proces rond uitnodigingen die de minister-president ontvangt. Je beheert de mailbox waar uitnodigingen binnenkomen, verwerkt uitnodigingen in het systeem, ziet toe dat ze snel van advies worden voorzien door de juiste adviseurs en verzamelt de uitnodigingen die met de minister-president besproken kunnen worden. Ook zorg je samen met de adviseurs voor het versturen van toe- en afzeggingen op uitnodigingen.
- Je ondersteunt bij de voorbereiding van externe optredens van de minister-president. Daarbij kun je denken aan logistieke afstemming met de uitnodigende partij en het secretariaat van de minister-president, het organiseren van vervoer of catering (inclusief inventarisatie van bijvoorbeeld dieetrestricties), en ook de administratieve afwikkeling van het bezoek in (digitale) dossiers.
- Je ondersteunt af en toe in de begeleiding van de minister-president tijdens bijeenkomsten zelf.
- Je registreert en beheert daarnaast de relatiegeschenken die de minister-president ontvangt, en denkt samen met de adviseurs mee over relatiegeschenken die de minister-president en ambtelijke leiding van het departement zelf uit kunnen geven.
Functie-eisen
Over de ideale kandidaat
Wij zoeken iemand die van afwisseling houdt en proactief te werk gaat met oog voor detail. Je bent collegiaal en zoekt de samenwerking met mensen van binnen en buiten de organisatie op. Ook ben je stressbestendig, flexibel en creatief in het oplossen van onverwachte situaties.Dit breng je mee
- Goede schriftelijke en mondelinge vaardigheden in het Nederlands en Engels;
- Een groot oog voor detail, zowel met betrekking tot je eigen werk, als in de communicatie naar anderen binnen en buiten de organisatie;
- Overzicht houdend, ook in hectische perioden;
- Collegialiteit en oog voor behoeften en belangen van mensen binnen en buiten de organisatie;
- Ervaring met het werken in een politiek-bestuurlijke context en betrokkenheid bij de actualiteit;
- Affiniteit en ervaring met het plannen en organiseren van events.
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 9
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
- Contractduur 1 jaar
- Minimaal aantal uren per week 32
- Maximaal aantal uren per week 36
Bijzonderheden
Over de procedure
De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden op donderdag 7 november en op maandag 11 november. Voor de tweede ronde zullen de gesprekken plaatsvinden op dinsdag 12 november.Een veiligheidsonderzoek op niveau A maakt onderdeel uit van de aanstellingsprocedure. Kijk voor informatie over het (niveau van het) veiligheidsonderzoek op de site van de AIVD
Het salaris bedraagt €3484 - €4868