Functieomschrijving
Ben jij de spin in het web en beschik je over een uitstekend netwerk binnen Defensie of ben je in staat om dat snel te creëren? Als managementondersteuner van de afdeling ben jij een teamplayer die zowel intern als extern de verbindende factor maar ook de buffer is die direct invloed heeft op de agenda's van de bureauhoofden. Je hebt een pro-actieve houding en beschikt over een can do mentaliteit.
Dit maakt jouw baan uniek. Jij bent de drijvende kracht achter een goed functionerende afdeling. Daarnaast ben jij de schakel tussen interne en externe klanten van ons bedrijf. Je werkt nauw samen met collega's van verschillende ministeries, defensieonderdelen, externe instanties en uiteraard onze interne medewerkers.
In deze functie is geen dag hetzelfde en al helemaal niet van te voren te bepalen. Jij draait je hand daar niet voor om en bedenkt eenvoudig oplossingen voor problemen die zich voordoen zodat de bureauhoofden zich volledig kunnen focussen op hun werkzaamheden.
Natuurlijk vind jij het geen punt om toch nog even met spoed die bezoeker aan te melden die we zijn vergeten, maar jij bent er dan ook voor om de medewerker die het bezoek faciliteert erop te wijzen dat het de volgende keer beter moet.
Dit is maar een voorbeeld. Wat jouw baan zo afwisselend maakt, is dat jij invloed hebt op veel aspecten van het ondersteunen van de afdeling en de bureauhoofden. Of het nu gaat om een geschenk dat meegaat tijdens een werkbezoek, het laten ondertekenen van documenten, het compleet maken van bundels voor overleggen of het welzijn van de medewerkers van de afdeling: iedereen kan bij jou terecht en jij voorziet iedereen van de juiste ondersteuning.
Functie-eisen
Sta je bekend als een aanpakker die zaken voor elkaar krijgt maar hierbij niet de relatie op het spel zet? Top. Want jij bent er om te zorgen dat de bureauhoofden onbezorgd naar hun afspraken kunnen gaan of bezoek kunnen ontvangen. Daarnaast kun je grenzen aangeven en prioriteiten stellen. De dagen zijn soms hectisch, maar gelukkig ben jij enorm flexibel en kun je snel schakelen. Dat geen dag hetzelfde is, geeft jou juist energie. Wat we verder van je vragen:
- Je hebt minimaal een mbo 4-diploma en bij voorkeur een administratieve/secretariële opleiding gevolgd.
- Je hebt ervaring als managementondersteuner, managementassistent, directiesecretaresse of officemanager.
- Je hebt goede beheersing van standaard kantoorapplicaties en systemen, zoals Microsoft Office.
- Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands én Engels.
- Je bent goed in communiceren; of dat nu met de directeur, een afdelingshoofd of de schoonmaker is.
Bijzonderheden
- We vragen je om niet met anderen te spreken over je sollicitatie bij de MIVD. Het kan je sollicitatie en eventuele loopbaan bij de MIVD schaden en je veiligheid in gevaar brengen.
- Een veiligheidsonderzoek op niveau A, eventueel een psychologisch onderzoek, het opvragen van referenties en online screening zijn onderdeel van de sollicitatieprocedure.
- Om in aanmerking te komen voor een functie bij de MIVD moet je de Nederlandse nationaliteit hebben en (in principe) de afgelopen tien jaar in Nederland hebben gewoond. Ook je eventuele partner en andere mensen in je omgeving worden mogelijk gescreend.
- Houd er rekening mee dat de selectieprocedure, inclusief het veiligheidsonderzoek, ongeveer vijf maanden in beslag kan nemen.
De vacature wordt zowel intern als extern defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
Meer over jouw toekomstige afdeling
Secretariaat. Samen met collega-managementondersteuners vorm jij het secretariaat van de directie en de Centrale Staf. Het secretariaat maakt deel uit van het Stafbureau Centrale Staf. Het betreft een nieuwe functie waardoor je ook de mogelijkheid krijgt zelf invulling te geven aan jouw takenpakket. Het leuke hieraan is dat je volop kan ontwikkelen en de groeikansen kan pakken die je tegenkomt. Ons doel? Er met een optimale ondersteuning voor zorgen dat de inhoudelijk specialisten (onder andere de directie en bijvoorbeeld de juridisch-, communicatie- en beleidsadviseurs) probleemloos hun belangrijke werk kunnen doen.
Het salaris bedraagt €2890 - €4005