Functieomschrijving
Ben jij goed in het vak van managementondersteuner en heb je er plezier in? En lijkt het je extra leuk deze functie uit te voeren bij een directie die zich inzet voor het middelbaar beroepsonderwijs (mbo) in Nederland? Lees dan verder!
De directie Middelbaar Beroepsonderwijs zoekt een doortastende en stressbestendige managementondersteuner. Samen met je collega-managementondersteuners, een beleidsondersteuner en de directiesecretaris ondersteun je het managementteam en de directie Middelbaar beroepsonderwijs. Het managementteam van de directie bestaat naast de directeur uit vier MT-leden en de directiesecretaris. Je werkt nauw samen met je collega's op het secretariaat, waar iedereen een eigen takenpakket heeft, maar waar je ook samen kijkt wat er moet gebeuren en je elkaar helpt waar nodig.
Als managementondersteuner ben jij de steun en toeverlaat van de directeur. Je ondersteunt haar op organisatorisch, secretarieel en administratief vlak. Je beheert haar agenda en houdt proactief de vergaderverzoeken bij. Je zorgt voor een tijdige afhandeling van acties en afspraken, zorgt dat stukken in I-babs staan, organiseert vergaderingen en bijeenkomsten voor de directie en handelt telefoon, e-mail, stukken en post correct en tijdig af. En bij onverwachte knelpunten, sta jij klaar om het op te lossen. Kortom, jij zorgt dat de zaken voor haar goed geregeld zijn!
Daarnaast ondersteun je de directie met faciliterende werkzaamheden. Zo help je bijvoorbeeld met het organiseren van grote bijeenkomsten met veel (externe) deelnemers. Voor de medewerkers van de directie ben je een vraagbaak over administratieve en organisatorische aangelegenheden. Eventueel kun je aanvullende taken krijgen, in lijn met je ambities.
Functie-eisen
- je hebt een klantgerichte en representatieve houding. Je vraagt door naar de wensen van de directeur en/of medewerkers en je kan andere overheden en instellingen goed te woord staan;
- je bent collegiaal, een echte teamspeler. Je werkt graag samen en je weet waar jouw collega's mee bezig zijn zodat je kunt bijspringen wanneer dat nodig is;
- je bent goed in plannen en organiseren. Je houdt overzicht over de werkzaamheden, stelt prioriteiten en schakelt snel tussen verschillende taken en onderwerpen;
- je bent flexibel en vindt het leuk in een dynamische omgeving te werken;
- je hebt goede kennis van moderne software (Windows 10 en MS Office 2016/365 je hebt kennis van Excel, Word en Powerpoint) en maakt nieuwe systemen snel eigen;
- als managementondersteuner van de directeur verwachten we minimaal 5 jaar relevante werkervaring met managementondersteuning, bij voorkeur bij een overheidsorganisatie;
Arbeidsvoorwaarden
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
We bieden je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.
Bijzonderheden
- De inschaling voor deze functie vindt plaats op basis van kennis en ervaring. Dit betekent dat er ook sprake kan zijn van een aanloopschaal.
- We streven er naar om binnen twee weken na sluiting van de vacature te reageren op je sollicitatie.
- Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zet zich actief in om een inclusieve werkomgeving te creëren. Samen werken wij aan een organisatie waar iedere medewerker zich betrokken en gewaardeerd voelt.
- Word je aangenomen, dan behoort hybride werken tot de mogelijkheden! Je werkt dan deels vanuit huis en deels op kantoor. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.
- Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Het salaris bedraagt €3016 - €3879