Directiesecretaresse

De directies Werk, Participatie en Inkomen van de gemeente Amsterdam vallen binnen het Cluster Sociaal en zijn verantwoordelijk voor inkomensondersteuning, armoedebestrijding, participatie en re-integratie van Amsterdammers met een uitkering. Door ontwikkelingen in de stad is het voor kwetsbare Amsterdammers vaak moeilijk om zelfredzaam te zijn. De invloed van die veranderingen is te merken, dat geldt voor iedereen die binnen het sociaal domein werkt. Ook bij WPI wordt door meer Amsterdammers een beroep op onze dienstverlening gedaan. Terwijl onze middelen schaarser worden, vraagt onze complexe en diverse samenleving steeds vaker om maatwerk en afstemming met partners in de wijk. Deze functie valt onder de afdeling Vakmanschap en bedrijfsvoering, de functionaris is werkzaam voor de directeur Werk & Participatie en werkt nauw samen met de directiesecretaresse van de directeur Inkomen.

Meer informatie vind je op de gemeente website https://www.amsterdam.nl/werk-inkomen/

Deze functie omvat verschillende taken en verantwoordelijkheden, waaronder:

• Complex agendabeheer: Het beheren van de agenda van de directeur, inclusief het plannen van afspraken, vergaderingen en andere activiteiten, waarbij rekening wordt gehouden met de complexiteit van de afspraken en de prioriteiten van de directeur.

• Mail afhandeling: Het beheren en afhandelen van de e-mail van de directeur, inclusief het lezen, beantwoorden en archiveren van e-mails, en het zorgen voor een tijdige opvolging van belangrijke berichten.

• Voorbereiden van (vertrouwelijke) brieven: Het opstellen en opmaken van brieven en andere documenten namens de directeur, waarbij de vertrouwelijkheid van de informatie wordt gewaarborgd.

• Opzetten en onderhouden van informatiebestanden: Het creëren en bijhouden van bestanden en documenten met relevante informatie, zodat deze gemakkelijk toegankelijk zijn voor de directeur en andere betrokkenen.

• Verwerken van gegevens: Het verwerken en bijhouden van gegevens, zoals het bijhouden van een database of het invullen van formulieren, volgens de procedures en richtlijnen van de organisatie.

• Archiveren van documenten: Het zorgvuldig archiveren van documenten en informatie, zodat deze gemakkelijk kunnen worden teruggevonden wanneer dat nodig is.

• Tijdige aanwezigheid van stukken in iBabs: Het zorgen dat alle benodigde documenten en informatie tijdig aanwezig zijn in het digitale vergadersysteem iBabs, zodat de directeur en andere deelnemers goed voorbereid kunnen deelnemen aan vergaderingen en overleggen.

• Vergadermappen samenstellen en follow-up regelen: Het samenstellen van vergadermappen met de benodigde documenten en het regelen van de follow-up van besproken onderwerpen in overleg met de directeur, zodat de opvolging van genoemde overleggen goed wordt georganiseerd.

• Logistieke ondersteuning van de directeur: Het voorbereiden en organiseren van werkbezoeken, zoals het regelen van reisarrangementen, accommodaties en andere logistieke zaken, om ervoor te zorgen dat de directeur efficiënt kan deelnemen aan werkbezoeken.

• Signaleren van onregelmatigheden en doen van verbetervoorstellen: Het proactief signaleren van eventuele onregelmatigheden of verbetermogelijkheden in de werkprocessen en het doen van verbetervoorstellen om de efficiëntie en effectiviteit van het werk te vergroten.

• Vervanging van collega's bij afwezigheid: Het vervangen van collega's bij hun afwezigheid, bijvoorbeeld tijdens vakantie of ziekte, om ervoor te zorgen dat de werkzaamheden van de directeur en het team continu kunnen doorgaan.

Als Directiesecretaresse dien je te beschikken over de volgende kwalificaties:

• HBO werk- en denkniveau en enige jaren ervaring in een vergelijkbare functie binnen een bestuurlijk/ambtelijke omgeving.
• Ruime ervaring met complex agendabeheer in Outlook: Je hebt aantoonbare ervaring met complex agendabeheer. Je kunt efficiënt plannen en organiseren, ook in een drukke en dynamische omgeving.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: Je hebt sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Je kunt helder en professioneel communiceren en hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• Goede beheersing van iBabs en het volledige MS Office pakket is een pré: Je hebt ervaring met iBabs, een systeem dat wordt gebruikt voor het beheren van vergaderstukken. Daarnaast heb je een goede kennis van het volledige MS Office pakket, waaronder Word, Excel en PowerPoint.
• Vermogen om vertrouwelijke informatie op gepaste wijze te behandelen: Je bent integer en betrouwbaar en kunt vertrouwelijke informatie op de juiste wijze behandelen. Je begrijpt het belang van vertrouwelijkheid in een directiesecretaressefunctie en kunt hier discreet mee omgaan.
• Sterke samenwerkingsvaardigheden, plannings- en organisatievaardigheden: Je kunt goed samenwerken met verschillende collega's en stakeholders, zowel intern als extern. Je hebt sterke plannings- en organisatievaardigheden en kunt zelfstandig en nauwkeurig werken. Je kunt omgaan met deadlines en hebt oog voor detail.

• Een fulltime/parttime baan van 32 tot 36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3052,- en maximaal €4297,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
• Een uitzendcontract voor 4 maanden, met kans op verlenging;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega's in een maatschappelijke organisatie.
• Een reiskostenvergoeding van 0,10 cent per kilometer met een max van €4,50 (enkele reis);
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• Je bouwt meteen pensioen op;
• 8,33% procent vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Toegang tot het leerplatform Studytube;
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Charlotte, voor vragen kun je mailen met c.schotanus@olympia.nl