Functieomschrijving
Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?
Word dan Junior medewerker Bedrijfsbureau.
Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 48.000 beroepsmilitairen werken er ook nog zo'n 21.000 burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied als burger bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?
Binnen de afdeling Informatiebeheer verzorgt het bedrijfsbureau de planning- en controlcylus voor de afdeling. Het bedrijfsbureau coördineert de IB-brede ondersteuning op alle bedrijfsvoeringsaspecten (PIOFACH+) en stemt hierover af met verschillende partijen, zoals inkoop, leveranciers en interne bedrijfsvoeringsspecialisten.
Wat ga je doen?
Als echte spin in het web ondersteun je proactief het Hoofd Informatiebeheer met diens agenda en de overige teamleden in hun administratieve taken. Je beheert de algemene mailbox van het Bedrijfsbureau en fungeert als vraagbaak.
Bij vergaderingen ben jij de notulist, zowel bij MT's als bij kwartaalbijeenkomsten en vergaderingen met de medezeggenschapscommissie. Het is dus belangrijk dat je snel kunt schakelen en dat je de Nederlandse taal goed beheerst, zowel mondeling als schriftelijk.
Wanneer de nieuwsbrief van de afdeling Informatiebeheer opgesteld wordt, ben jij de aanjager en zorg je op een creatieve manier voor leuke en nuttige inbreng.
Je voert onder andere de volgende taken uit op de diverse deelgebieden:
HR- Het opstarten, bewaken en uitvoeren van het Instroom-, Doorstroom- en Uitstroomproces (IDU)
- Optreden als key-user SAP v.w.b. Account en rollen aanvragen
- Ondersteunen van medewerkers bij opleidingsaanvragen
- Het aanvragen van opleidingen en optreden als key-user van Ariba
- Inrichten van SAP voor tijdregistratie
- Tijdschrijfregels aanleggen
- Medewerkers ondersteunen en checken van de tijdregistratie
- Genereren van rapportages
- Ondersteunen bij het inhuur- en werving & selectieproces
- Ondersteunen bij het onboardingsproces
"Een dag in het leven van een junior medewerker bij het bedrijfsbureau van Informatiebeheer is zeer gevarieerd.
Je voert een breed scala aan taken uit, van het bestellen van bloemen tot het meedenken over complexere problemen.
Eenmaal per maand ga je met het managementteam (MT) op bezoek bij een van de afdelingen binnen informatiebeheer. De ochtend begint met een koffiemoment waarbij medewerkers van die afdeling aanwezig zijn. In de middag neem je deel aan het MT-overleg als notulist. Deze dagen zijn niet alleen een fijne afwisseling van de dagelijkse werkzaamheden, maar ook waardevol voor het uitbreiden van je netwerk en het opbouwen van sociale contacten. Een bijkomend voordeel is dat je als junior een van de eersten bent die op de hoogte is van de belangrijke kwesties waarmee het MT zich bezighoudt.
Daarnaast houd je je veel bezig met PIOFACH+ taken (Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Administratie, Communicatie, Huisvesting en Security). Dit betekent dat je betrokken bent bij diverse operationele en ondersteunende processen binnen het team. Als junior medewerker word je intensief betrokken bij de werkzaamheden van je medior collega's. Door hen te ondersteunen, leer je veel en maak je jezelf onmisbaar binnen het team. Je fungeert als een echte spin in het web, waarbij je ervoor zorgt dat alle verschillende processen en mensen naadloos op elkaar aansluiten. Zo kunnen je collega's altijd op je rekenen."
Functie-eisen
Wat vragen we?
Je hebt MBO werk en denk niveau, bij voorkeur met afgeronde, relevante opleiding. Daarnaast is het wenselijk als je enkele jaren ervaring hebt in een ondersteunende functie.
En je neemt de volgende competenties mee:
- Klantgericht
- Integer
- Pro-actief
- Samenwerken
- Flexibel
- Oplossingsgericht
- Plannen en organiseren
- Leergierig
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau: schaal 6
- Dienstverband: Vaste aanstelling
- Minimaal aantal uren per week: 38
- Maximaal aantal uren per week: 38
Bijzonderheden
- De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden in november; het zou kunnen dat gesprekken met externe kandidaten later of niet gepland worden aangezien de interne selectieronde eerst gehouden gaat worden.
- Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
- Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
- Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
- Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
- Deze functie betreft een tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vast dienstverband.
Het salaris bedraagt €2779 - €3664