Functieomschrijving
Plannen en organiseren. Het in goede banen leiden van alle binnenkomende acties en informatie. Daar ligt jouw kracht! Bij het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) voer jij deze rol ook nog eens uit bij de afdeling met een groot maatschappelijk belang én impact. We zoeken namelijk een managementassistent voor het directoraat-generaal Water en Bodem (DGWB). DGWB zorgt, samen met anderen, voor de bescherming van Nederland tegen hoogwater. We sturen op een duurzaam en veilig gebruik van het water-bodemsysteem dat bestand is tegen wateroverlast en droogte. Interesse gewekt? Lees snel verder of solliciteer direct!
Hoe jij bijdraagt in je rol
Als managementassistent bied je organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning aan de manager en de afdeling.
Jouw rol bestaat uit een aantal hoofdtaken:
- je beheert de agenda van de manager, waarbij je snel en accuraat nieuwe verzoeken verwerkt en het overzicht behoudt
- je organiseert vergaderingen voor de afdeling, boekt zalen en begeleidt bezoekers
- je handelt telefoon, e-mail en post correct en tijdig af en houdt afdelingsoverzichten actueel
- je zorgt dat stukken voor vergaderingen overzichtelijk in de diverse online vergadertools en systemen terechtkomen
- je bent het aanspreekpunt voor de afdeling bij allerlei vragen en je biedt een helpende hand bij diverse verzoeken
In deze functie werk je dus zowel voor een afdelingshoofd (MT-lid) als voor een afdeling. In dit geval gaat het om de afdeling Fysieke Leefomgeving en Kennis (FLK).
Dit is waar jij voldoening uit haalt
Als management assistent vindt je het leuk om op een afdeling te werken waar veel diverse opdrachten samen komen. Bij de afdeling Fysieke Leefomgeving en Kennis (FLK), gebeurd dit door het bijdragen aan nationale ruimtelijke opgaven en het behartigen van data, kennis en innovatie binnen de organisatie.
Jij krijgt energie van een goede samenwerking en het ontzorgen van je collega's. Jij hebt graag een belangrijke rol, in deze functie is dat absoluut het geval. Dankzij jouw doortastende planning en klantgerichtheid ben je bijna onmisbaar voor de manager en de afdeling. Deze rol geeft jou voldoening. Werken onder druk en snel schakelen tussen de verschillende onderwerpen, dat past bij jou! Juist als dingen anders lopen dan verwacht, beweeg je graag mee.
De afdeling bestaat uit zo'n 15 personen. Zelf kom je terecht in het team van het directiesecretariaat waarin ook de managementassistenten voor de andere afdelingen zitten. Een enthousiast en gevarieerd team waar we een dienstverlenende houding combineren met aandacht voor persoonlijke ontwikkeling en werkplezier. Vanuit dit team werk je primair voor jouw MT-lid en jouw afdeling, maar ben je ook elkaars achtervang tijdens vakantie of piek momenten.
Voor deze vacature is het belangrijk dat je graag parttime wilt werken (minimaal 24 uur per week), je werkt dan ook nauw samen één van de andere MA-collega's. Hybride werken is bij ons goed mogelijk.
Herken jij je in deze tekst? Solliciteer dan direct!
Of wil je eerst wat meer weten? Dat kan ook. Neem eens een kijkje op onze website van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Je kunt natuurlijk ook bellen met Machteld Vergunst, directiesecretaris, 06-11797116.
Functie-eisen
- je hebt werkervaring in een soortgelijke functie
- je kunt werken met Outlook, Word, Ibabs, Content Manager, Webex en MS Teams of je bent bereid om dit snel te leren
- je draagt bij aan een goede onderlinge werkrelatie
- je kunt een realistische raming van de tijd, mensen en middelen maken, die voor het werk nodig zijn
- je bent op de hoogte van de normen en waarden die binnen de organisatie gelden
Je herkent je in de volgende eigenschappen:-
Jij bent iemand met een proactieve werkhouding. Na het afmaken van eigen taken, wacht jij niet af. Je gaat dan actief verder met het werk dat er ligt en je ondersteunt mede-management assistenten wanneer nodig. Je bent klantgericht, sociaal en communicatief. Ook ben jij gericht op samenwerking en zorgvuldigheid. Je bent goed in regelen, bent ordelijk, nauwgezet en snel. In het contact met collega's en externen ben je servicegericht, respectvol en flexibel. Je luistert naar de wensen, bent goed bereikbaar, staat open voor vragen en reageert snel.
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 6
- Maandsalaris Min €2.866 - Max. €3.564 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
- Contractduur Vast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd.
- Minimaal aantal uren per week 24
- Maximaal aantal uren per week 30
Overige arbeidsvoorwaarden
Volop doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden
De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen en het behalen van certificeringen. Ook bieden we loopbaancoaching als je daar behoefte aan hebt.
Interessante extra's
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) bestaande uit vakantiegeld van 8% en een jaarlijkse eindejaarsuitkering. Dit IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en/of tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt bijvoorbeeld een deel van je maandinkomen laten uitbetalen wanneer jij dat wenst, het IKB omzetten in verlof of het besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Tot onze andere secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer bedrijfsfitness en volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer.
Bijzonderheden
- bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten
- om bij de overheid te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed
- het inwinnen van referenties maakt deel uit van het sollicitatieproces. Een assessment en het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.