Bedrijfsnaam:
Gemeente Utrecht
Dienstverband:
- Fulltime, Parttime, Freelance / ZZP, Projectbasis, Bepaalde tijd
Contractduur:
1 maanden
Startdatum:
zsm
Locatie:
Stadsplateau 1, 3521 AZ Utrecht, Nederland
Salaris:
Tot €85,00 per uur
Uren per week:
32-36 uren
Deadline vacature:
24-09-2024
ml T110706. Gemeente Utrecht
Korte beschrijving speelveldAls bestuursassistent kom je te werken bij de afdeling Bestuursondersteuning. Deze afdeling bestaat uit vier teams (Kabinet, Stafbureau Gemeentesecretaris, Bestuursadviseurs en Bestuursassistenten) die met elkaar het college van B&W ondersteunen en adviseren. De afdeling werkt letterlijk rondom het bestuur op de 20ste verdieping van het Stadskantoor. De werksfeer is prettig en informeel. Wij investeren volop in de ontwikkeling van onze medewerkers. Je krijgt bij ons de kans om je talenten te benutten.
Vanwege de urgentie dat er zo snel mogelijk een bestuursassistent start in dit team wordt deze tender uitgezet tot woensdag 25 september.
Je taken zijn:Als doorgewinterde assistent ben je een echte duizendpoot. Samen met een communicatieadviseur en een bestuursadviseur ondersteun je één of meerdere bestuurders over de hele breedte van zijn of haar portefeuilles. Jij zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en een goede sfeer. Je coördineert de stukkenstroom en voert de regie over de agenda waarin je geen detail mist. Je hebt er plezier in om telkens nieuwe uitdagingen op te pakken en om als intermediair te fungeren tussen de bestuurders, inwoners, directeuren van partnerorganisaties, ambtenaren en overige externe contacten rond diverse inhoudelijke onderwerpen. Op jou kunnen we bouwen.
Concreet houdt dit in dat jij: • een aanspreekpunt bent voor interne en externe contacten van de bestuurder;• de zeer complexe agenda programmeert en actief scant op belangrijke berichten in de mailboxen; • op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de bestuurder en/of het team; • de workload bewaakt en grip houdt op de agenda; • op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de portefeuille van de bestuurder en helder en snel communiceert over de voortgang met de bestuurder, het team en de portefeuilleonderdelen; • Meedraait in het team van adviseurs rond de collegeleden, daar stevig aan tafel zit en je inbreng levert op logistieke, agenda-technische en persoonlijke zaken (zoals functioneren van jezelf in een team, feedback en reflectie richting het collegelid, enz.); • overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen; • ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.
Jij bent/hebt:• Relevante werkervaring op hbo niveau, minimaal een mbo opleiding afgerond; • Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als assistent op executive level van een bestuurder, gemeentesecretaris, algemeen directeur; • Ervaring binnen een grote gemeente, voorkeur voor een G4 of 100.000+ gemeente. • Interesse in het lokale bestuur en een politiek-georiënteerde omgeving, politieke sensitiviteit; • Bij voorkeur heb je kennis van de stad/regio Utrecht;• Digitale vaardigheid, bekend met de systemen die gebruikt worden of je kunt deze snel eigen maken (Office 365, iBabs, Zaaksysteem, Digiplaza); • Overzicht in een complexe setting en weet de juiste prioriteiten te stellen; • In staat jezelf, de agenda van de bestuurder en de omgeving te managen; • Dienstverlenend, accuraat, een teamplayer, flexibel, stressbestendig en positief ingesteld met een flinke dosis humor.
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn.
Goed om te weten:Gesprekken zijn gepland op 26 of 27 september. De gesprekken vinden digitaal plaats.
Eisen
- Je brengt minimaal een Mbo opleiding mee;
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als (bestuurs-)assistent op executive level, denk aan gemeentesecretaris, algemeen directeur of bestuurder;
- Je hebt bij voorkeur recente (in de afgelopen vijf jaar) ervaring opgedaan in een vergelijkbare rol binnen een G4 of 100.000 plus gemeente;
- Je hebt kennis van de stad/regio Utrecht;
- Schrijf een motivatie t.b.v. deze opdracht, ga in op het gestelde profiel. (max 1/2 a4). Graag ontvangen wij een door de kandidaat zelf geschreven motivatie.
- Je CV is max 3 pagina’s enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je werkzaamheden tot dusver. Het CV dient ter verificatie van de antwoorden op voorgaande vragen en wordt inhoudelijk beoordeeld op kwaliteit. Daarnaast vermeldt het CV huidige nevenfuncties (bezoldigd en onbezoldigd) zodat de vacaturehouder mogelijke belangenverstrengeling kan uitsluiten. Je CV is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat.
- Dit criterium betreft een zogenaamde knock-out criterium. Dit betekent dat uw offerte enkel wordt beoordeeld wanneer de onderstaande informatie volledig is ingevuld.Voor deze opdracht is het noodzakelijk om twee recente en relevante referenties aan te leveren. Hierbij gaat het om de volgende informatie:
1. Naam organisatie:2. Naam contactpersoon:3. Afdeling en functie contactpersoon:4. Telefoonnummer contactpersoon:
Met het indienen van de referenties geeft u akkoord aan de Gemeente Utrecht om contact op te nemen met de referenten.
- Wat is het telefoonnummer/e-mailadres waarop we je kunnen bereiken.
Voordelen om via All About Work te werken
- Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
- Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 14 dagen.
- Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)
- All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
Screeningsvragen
- Je brengt minimaal een Mbo opleiding mee;
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als (bestuurs-)assistent op executive level, denk aan gemeentesecretaris, algemeen directeur of bestuurder;
- Je hebt bij voorkeur recente (in de afgelopen vijf jaar) ervaring opgedaan in een vergelijkbare rol binnen een G4 of 100.000 plus gemeente;
- Je hebt kennis van de stad/regio Utrecht;
- Schrijf een motivatie t.b.v. deze opdracht, ga in op het gestelde profiel. (max 1/2 a4). Graag ontvangen wij een door de kandidaat zelf geschreven motivatie.
- Dit criterium betreft een zogenaamde knock-out criterium. Dit betekent dat uw offerte enkel wordt beoordeeld wanneer de onderstaande informatie volledig is ingevuld. Voor deze opdracht is het noodzakelijk om twee recente en relevante referenties aan te leveren. Hierbij gaat het om de volgende informatie: 1. Naam organisatie: 2. Naam contactpersoon: 3. Afdeling en functie contactpersoon: 4. Telefoonnummer contactpersoon: Met het indienen van de referenties geeft u akkoord aan de Gemeente Utrecht om contact op te nemen met de referenten.
- Wat is het telefoonnummer/e-mailadres waarop we je kunnen bereiken.
- Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW, bijvoorbeeld als je 80 euro aangeeft is 72 euro voor jou als zzp-er en 8 euro fee).
- Aanleveren Verklaring Omtrent Gedrag na gunning.