Ben jij accuraat, organisatiesensitief, weet jij van aanpakken en kan jij goed prioriteiten stellen? Dan zoeken wij jou!
Dit doe je door:
- Complex agendabeheer; je beheert en bewaakt de agenda van de programmaleden, plant en coördineert verzoeken zowel intern als extern met weging van belang en urgentie;
- Mailboxbeheer; je monitort de mailbox van het programmabureau op agendaverzoeken en coördineert de informatiestroom;
- Het plannen en bewaken van de Planning & Control en de datastroom (in MS Teams);
- Het voorbereiden van overleggen, verslaglegging, actie- en besluitenlijst maken en bewaken van de voortgang;
- Organiseren, voorbereiden van interne en externe bijeenkomsten;
- Het assisteren en ondersteunen bij projectactiviteiten;
- Bij het prioriteren leg je verbindingen tussen onderwerpen, relaties en processen. Je kunt goed vooruit kijken, je kunt eenvoudig verbanden leggen en bent organisatiesensitief.
Voor de functie van secretaresse bij dit programmabureau heb je uitstekende communicatie vaardigheden nodig. Je kan goed schakelen op verschillende niveaus en pro-activiteit wordt zeer gewaardeerd. Je bent een collegiale teamspeler, je hebt oog voor lief en leed, en functioneert goed onder hoge druk. Je bent bij voorkeur beschikbaar op maandag en woensdag, eventueel dinsdag of donderdag.
Verder beschik je over:
- HBO werk- en denkniveau evenals ruime ervaring in organisatorische ondersteuning;
- Een afgeronde secretaresseopleiding;
- 2 tot 5 jaar werkervaring in een soort gelijke functie;
- Beheersing van Outlook, Word, Excel, Teams en iBabs;
- Je bent in staat zelf initiatief te nemen en werkt zelfstandig.
Waar ga je werken?
Je gaat werken voor het programmabureau van Rivierduinen Verleggen. Rivierduinen Verleggen is ons strategisch programma waarmee we beogen de komende jaren te werken aan een GGZ-organisatie die er is voor de mensen met complexe en ernstige psychiatrische aandoeningen.
Samen met de andere leden van het programmabureau (adviseurs/projectleiders/ ondersteuners) vorm je een team. Je standplaats is Leiden, maar er vinden ook incidenteel bijeenkomsten plaats elders in de regio.
- Een contract voor een jaar voor 12 uur met uitzicht op een vast dienstverband;
- Een maandelijkse beloning tussen de €2.387,- en €3.541,- bruto (FWG 40) op basis van een 36 urige-werkweek;
- Een eindejaarsuitkering 8,33% van het bruto jaarsalaris;
- 8% vakantietoeslag;
- Reis- en onkostenvergoeding;
- Een pensioenregeling bij pensioenfonds Zorg en Welzijn;
- Meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden (bijvoorbeeld voor de aankoop van een elektrische fiets of het kopen van extra verlofdagen);
- Keuze uit twee aantrekkelijke collectieve ziektekostenverzekeringen;
- Een levensfasebudget naast je (bovenwettelijke) vakantieuren;
- Opleiding en ontwikkeling via onze Rivierduinen Academie waarbij je de mogelijkheid hebt om zorginhoudelijke scholingsprogramma's en e-learningmodules voor professionele en persoonlijke ontwikkeling te volgen.
Het salaris bedraagt €2387 - €3541