Voor de programmamanagers van 2 programma's zijn we op zoek naar twee ervaren programma assistentes (PA/Directiesecretaris/esse).
Het Ondersteuningsteam Zorg voor Jeugd (OZJ) bouwt mee aan een lerend jeugdstelsel dat kinderen en jongeren in Nederland helpt gelukkig en veilig op te groeien. Het OZJ ondersteunt initiatieven in het hele land die bijdragen aan vernieuwing en verbetering van de jeugdhulp, en helpt mee aan kennisuitwisseling, samenwerking en innovatie. Een belangrijk doel van deze ondersteuning is om te helpen bij de implementatie van de Hervormingsagenda Jeugd.
Je bent gedreven en comfortabel in je rol. Iemand die makkelijk overzicht houdt op zowel de korte als lange termijn planning. Je hebt ruime ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving en voelt je hierin op je gemak. De veranderlijkheid van deze omgeving brengt je niet van je stuk en je bent in staat om pro-actief hierop in te spelen. Door jouw gedegen ondersteuning zijn de programmamanagers in staat om zich volledig te kunnen focussen op hun rol. Jij zorgt voor een goed gebalanceerde agenda die de juiste prioriteiten heeft qua (complexe) afspraken, ruimte biedt om zaken uit te werken, inlooptijd voor collega's en, wanneer nodig, eens met de benen op tafel na te kunnen denken. Je bent in staat om de overlappende onderwerpen van beide programma's te vertalen naar de agenda's. Je anticipeert en acteert, gevraagd en ongevraagd, op signalen uit je omgeving (kantoor, inbox etc.)
Je vormt samen met nog een programma assistent(e) van gelijk niveau en een ondersteunende secretaresse (die jullie ondersteunt met o.a. Het maken van de eenvoudige afspraken, het boeken van zalen en locaties en het ondersteunen van het directe kernteam) het programmasecretariaat voor beide platforms/programma's.
Je hebt ervaring met het opzetten van een secretariaat. De inhoudelijke samenwerking tussen het Platform en het OZJ is nog in opbouw en krijgt al lopende vorm. De behoefte aan een gedegen programmasecretariaat is er nu, wat betekent dat het secretariaat nog opgezet moet gaan worden en vorm moet gaan krijgen. Hierin ligt een belangrijke rol voor jou, om dit samen met je twee collega's op te gaan zetten en te vormen tot een soepel draaiende rots in de branding voor de twee programmamanagers en de directe collega's.
Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
- Je beheert de complexe agenda's van beide programmamanagers
- Je overziet het speelveld van beide programma's en vertaalt dit naar relevante afspraken
- Je bent de sturende kracht in het opzetten van het programmasecretariaat
- Je onderhoudt contacten met relevante partijen en bouwt aan een (intern) netwerk
- Je werkt nauw samen met de programmasecretaris
Resultaat van de opdracht
Je hebt naast een pro-actieve ondersteuning, bijgedragen aan het neerzetten van een stevig secretariaat voor de programmamanagers.
Extra informatie
- Bereid om te reizen en flexibel in dagen: Er is regelmatig een teamdag in het midden van het land.
- We werven 2 kandidaten om 2 programmamanagers te ondersteunen. 1 kandidaat voor 32upw (dit is max 376 uur voor de eerste contract periode) en 1 kandidaat 24upw (dit is max 282 uur voor de eerste contractperiode)
- Na selectie maar voor de gunning wordt verwacht dat je de volgende casus uitwerkt: Beschrijf (max 1 A4) hoe jij het opzetten van een (directie) secretariaat hebt aangepakt en ook wat je nu anders zou doen? En hoe je combineerde je het opzetten/aansturen van het secretariaat met de persoonlijke ondersteuning van een directeur?
- Een goede beheersing van de Nederlandse taal is een vereiste
- HBO werk- en denkniveau
- Minimaal 5 jaar werkervaring als management assistent(e) waarvan de laatste jaren binnen een politiek-bestuurlijke omgeving
- Aantoonbare werkervaring met opzetten van een (programma/directie)secretariaat
- Werkervaring in de rol van PA/directie-assistente op het niveau van Rijksoverheid directies (DG's, MA's etc)
- We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop als je ZZP bent.
Herken jij jezelf in dit profiel? Solliciteer dan direct! We streven ernaar om binnen één werkdag contact met je op te nemen.
€65 - €75 per uur