Ben jij een managementondersteuner die zich thuis voelt in een dynamische omgeving? Solliciteer dan bij het Ingenieursbureau van gemeente Den Haag!
Ben jij op zoek naar een veelzijdige functie in een dynamische omgeving? Een functie waarin je meedenkt met het management en met jouw pro-activiteit een belangrijke spilfunctie hebt binnen het Ingenieursbureau Den Haag (IbDH)? Lees snel verder over deze leuke en uitdagende functie en reageer!
Wat ga je doen?
Je ondersteunt de managers van het team Integrale Projecten. Daarmee ben je hét aanspreekpunt voor iedereen die contact met hen wil. Je beheert hun complexe agenda en mailbox. Je plant afspraken en overleggen in waarbij je zaken goed kunt prioriteren. Je zorgt proactief en op tijd voor de vergaderstukken en houdt zoveel mogelijk rekening met de wensen en mogelijkheden van alle betrokkenen. Met een goede agendaplanning draag jij bij aan een effectieve tijdsbesteding van het management. En daarvoor krijg jij dan weer veel waardering!
Ook organiseer je zaken omtrent bijvoorbeeld trainingen, jubilea en afscheid van medewerkers en zorg je voor een goede start van nieuwe medewerkers. Zo verstuur je uitnodigingen en zorg je voor het regelen van de juiste ruimtes en vergaderzalen met alles wat daarbij hoort.
Naast bovengenoemde werkzaamheden krijg je er nog extra taken bij. Wat dat is, is afhankelijk van de behoefte op dat moment. Het kan gaan over de ondersteuning van het wagenparkbeheer tot het organiseren van bijeenkomsten en het leveren van input voor en het redigeren van managementdocumenten.
Samen met een klein team vorm je de Servicedesk en je vervangt je teamleden wanneer nodig. Jouw directe leidinggevende is het teamhoofd Proceseenheid Integraal Bureau Ondersteunen (PIBO).
Wat vragen wij?
De hectiek van de activiteiten van deze functie vraagt om een vriendelijke en tegelijkertijd stevige persoonlijkheid met een groot probleemoplossend vermogen. Je hebt een representatief voorkomen en flexibele instelling. Jij ziet waar het werk ligt en je schakelt snel tussen prioriteiten. Ondertussen weet je verwachtingen te managen.
Omdat verslaglegging tot jouw takenpakket behoort, is het belangrijk om ervaring met notuleren en interesse in de onderwerpen van het IbDH te hebben. Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal is een must om deze functie goed te kunnen uitvoeren.
Verder neem je mee:
- mbo+ werk- en denkniveau en aanvullende opleidingen en ervaring op het gebied van administratief-ondersteunende en secretariële taken (zoals notuleren);
- 2-5 jaar ervaring in een dergelijke ondersteunende functie;
- ruime kennis en ervaring met het Microsoft Office-pakket op gebruikersniveau.
Wat bieden wij?
Een hele leuke en gezellige plek binnen een uniek onderdeel van de gemeente Den Haag! In de praktijk weet je zelden van tevoren hoe je werkdag eruit gaat zien. Met jouw frisse kijk op zaken en jouw positieve instelling geef jij ons team een boost. Bij ons staat werkplezier hoog op de agenda en kun jij jezelf blijven ontwikkelen, zowel vakinhoudelijk als persoonlijk.
Ook kun je rekenen op:
- een 36-urige werkweek met een salaris van maximaal € 3.784,- per maand (schaal 7) op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
- 144 uur wettelijk verlof en 50,4 uur bovenwettelijk verlof (bij een volledig dienstverband van 36 uur);
- een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
- opname in het ABP-pensioenfonds met een gunstige pensioenregeling, waarbij wij 70% van je pensioen betalen en een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;
- een thuiswerkvergoeding van €3,- netto per dag voor elke dag die je thuiswerkt;
- ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
- diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
- de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. Laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
- en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.
Wie zijn wij?
Bij het Ingenieursbureau Den Haag (IbDH), onderdeel van Dienst Stadsbeheer, werken we boven én onder de grond aan straten, wegen, pleinen, parken, bruggen, tunnels en riolering. Wij zijn hét ingenieursbureau voor de openbare ruimte van Den Haag. Deskundig en betrouwbaar en bovenal een plek waar 250 medewerkers met plezier en trots werken aan de openbare ruimte en infrastructuur van een bijzondere stad.
Het ingenieursbureau is ingedeeld in 4 clusters: Projectmanagement, Ontwerp, Voorbereiden en Uitvoeren. Daarnaast is er nog de afdeling Proceseenheid Integraal Bureau ondersteunen (PIBO). PIBO is verantwoordelijk voor de interne processen en bedrijfsvoering van het IbDH. De focus ligt op inzet van mensen en middelen, technische randvoorwaarden als ICT, administratie maar ook op planning, informatie, mobiliteit en huisvesting voor IbDH. De medewerkers van de Servicedesk ondersteunen het managementteam, leidinggevenden en medewerkers.
Meer weten
De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.
Extra informatie
- Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
- Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.
- Gesprekken worden ingepland in de week van 15 juli 2024.
Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.
EnglishNederlandsDeutschFrançaisHet salaris bedraagt €3784