Vacature office manager

Vacature Administratief Medewerker (Tijdelijk) Hellevoetsluis €3.121 t/m €3.310 32-40 uren per week Dagdiensten MBO-2

Voor de Customer Care afdeling van onze opdrachtgever zijn we per direct opzoek naar een Administrat...

Functieomschrijving

In de functie van Office Manager ben je hoofdzakelijk verantwoordelijk voor (uiteraard) de Frontoffice op de begane grond. Met jouw enthousiasme begroet en verwelkom je de gasten, begeleid je hen naar de juiste collega of kantoor, en beantwoord je alle inkomende telefoontjes en/of verbind je deze door. Daarnaast is er nog tweede balie waar de chauffeurs worden ontvangen. Als Office Manager navigeer je tussen de 2 recepties. Je zorgt ervoor dat de werkplekken er representatief uitzien en zijn voorzien van alle benodigdheden zoals pennen, formulieren en brochures. Dankzij jou hebben jouw collega's geen omkijken naar allerhande facilitaire zaken, want jij zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld. Zo stuur je onder andere de schoonmaak aan en zorg je ervoor dat de vergader- en trainingsruimtes netjes zijn voor meetings. Dit doe je eventueel in overleg met de PA en HR Assistent. Je beheert de relaties met de leveranciers, dienstverleners en verhuurders en zorgt ervoor dat alle items op tijd worden gefactureerd en betaald (PO-uitgifte en leverancierscreatie).

Je bent een echte spin-in-het-web en wordt blij van veel afwisseling in je werkzaamheden. Je kunt goed schakelen en vind het leuk om projecten op te pakken. Je krijgt veel verantwoordelijkheid en vrijheid, ook om zaken om aan te dragen, dus ervaring in Office Management is dan ook een vereiste. Je kunt echt het verschil maken en de afdeling naar een hoger niveau tillen!

Je verdere takenpakket bestaat uit;

• Je biedt ondersteuning bij contract en prijsonderhandelingen met dienstverleners en het beheren van kantoorhuurovereenkomsten;
• Je bewaakt de kantoorbeveiliging door beveiliging procedures te volgen en de toegang te controleren via de receptie;
• Clean desk policy;
• Fungeren als reisboeker voor het personeel (onze opdrachtgever zit over heel de wereld, veel collega's die heen en weer reizen);
• Ondersteuning bieden bij het voldoen aan Office Management Budget en budget voorstel;
• Zorgen voor het onderhoud kantoor apparatuur en noodzakelijke reparaties;
• Je ziet toe op het in- en uitklokken, zorgt wekelijks voor de rapportage hiervan, en maakt toegangspasjes aan voor nieuwe werknemers en uitzendkrachten;
• Omvat alle gebieden van kantoorbeheer, inclusief lay-out, receptiebeheer en leverancier beheer.

Wat bieden wij

• Bruto maandsalaris van maximaal € 3.500,-- bij een 40-urige werkweek, afhankelijk van ervaring;
• Direct op contract bij de opdrachtgever;
• Werktijden van 8:30u - 17:00u;
• Reiskostenvergoeding € 0,23 cent/km tot 100km per dag;
• 8% vakantiegeld naar rato + 24 vakantiedagen;
• De mogelijkheid deel uit te maken van een hecht, professioneel en sterk betrokken team.

Extra info

Het sollicitatieproces gaat als volgt;

• Binnen 2 werkdagen na jouw sollicitatie ontvang je van ons een reactie;
• Kom je gezellig langs voor een 1e gesprek met één van onze recruiters;
• Zijn wij enthousiast en jij ook? Dan zullen we een referentie bij je opvragen;
• Nog steeds positief? Mooi! Dan sturen wij jouw CV inclusief referentie door naar onze opdrachtgever;
• Jij wordt uitgenodigd voor een 1e gesprek bij onze opdrachtgever. Gesprek positief verlopen? Top! Dan volgt een arbeidsvoorwaardenvoorstel;
• Gefeliciteerd, je mag aan de slag in je nieuwe functie bij onze opdrachtgever!