Over Bedrijfsvoering:
Het basisteam bedrijfsvoering ondersteunt de VNG Realisatie organisatie. Dit betreft secretariële ondersteuning, projectsecretariaat, personeelsbeleid, kwaliteitsborging, communicatie en financiën. Doelstelling is om de medewerkers van VNG Realisatie zodanig te ontzorgen dat ze zich optimaal kunnen richten op de dienstverlening aan gemeenten.
Omschrijving van de opdracht:
Het doel van de inzet van Management assistent is dat werkzaamheden van administratieve/secretariële-, organisatorische- en planmatige aard worden uitgevoerd ter ondersteuning van een tweetal managers.
Werkzaamheden en verantwoordelijkheden:
Managementondersteuning:
- Complex agendabeheer en proactief beheer van de mailboxen (prioriteren, waar mogelijk zelf afhandelen of acties uitzetten);
- Onderhoud telefonisch contacten met gemeenten en relaties van de managers;
- Bewaken van lopende dossiers en activiteiten: signaleren, rappelleren en waar mogelijk afhandelen;
- Je bent de achtervang van en werkt nauw samen met de andere Management assistenten;
- Zorg dragen voor de stukkenstroom in IBABS (ten behoeve van vergaderingen);
- Organiseren van vergaderingen en bereidt deze voor (ruimte, faciliteiten en stukken);
- Voorbereiden van de agenda voor vergaderingen en zorg dragen voor de verslaglegging en opvolging van besluiten en actiepunten;
- Regelen van reizen en accommodaties;
- Reserveren van vergaderruimten zorgen dat bezoekers zijn aangemeld;
- Faciliteert de directie op gebied van representatie en lief en leed;
- Handelt administratieve zaken af in opdracht van de directie.
Resultaat van de opdracht:
De Management assistent werkt met meerdere collega's aan de realisatie van resultaten bij VNG Realisatie met specifieke inzet op een tweetal managers. Daarnaast is de Management assistent dienstbaar, ontzorgt, jaagt na en beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden. Bijeenkomsten zijn tiptop in orde, de administratie is op orde, publicaties op tijd en afgestemd met communicatie en ze voelen zich gesteund, begrepen en geholpen. Geen werk is te veel en er zijn weinig woorden benodigd.
36 maanden - 36 uur - 1.00 fte
- Een goede beheersing van de Nederlandse taal is een vereiste;
- Je hebt een afgeronde mbo opleiding, bij voorkeur in de richting van administratief of secretarieel;
- Minimaal 2 jaar werkervaring op mbo werk- en denkniveau;
- Minimaal 2 jaar werkervaring in vergelijkbare functie;
- Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met het Microsoft-Officepakket (Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Outlook);
- Minimaal 2 jaar ervaring met het beheer van mailboxen en agendabeheer.
Herken jij jezelf in dit profiel? Solliciteer dan direct! We streven ernaar om binnen één werkdag contact met je op te nemen.
€46 - €54 per uur