Heb je meerdere jaren ervaring als executive assistant of in een vergelijkbare rol? Ben je klaar voor een nieuwe uitdaging bij een familiair bedrijf? Lees dan verder!
We zijn op zoek naar een communicatief sterke Executive Assistant voor een fulltime positie in Rotterdam, die zowel Nederlands als Engels spreekt. Deze functie rapporteert direct aan de CEO en is verantwoordelijk voor diverse zakelijke en soms persoonlijke taken, zoals gedelegeerd door de CEO. Dit stelt de CEO in staat om zich te concentreren op zijn kernverantwoordelijkheden en zijn tijd en efficiëntie te maximaliseren. De taken omvatten onder andere:
- Beheren van complexe agenda's in de ruimste zin van het woord;
- Assisteren bij het efficiënt beheren van communicatie (e-mail, telefoongesprekken, voicemail);
- Coördineren van reizen; inclusief het opstellen van onkostendeclaraties, regelen van vluchten, hotelaccommodaties, conferenties en regelmatig contact onderhouden met leveranciers;
- Coördineren van evenementen; inclusief voorbereiding en opvolging van Executive Management Meetings;
- Bijwerken van intranet, website en andere online aanwezigheid indien nodig;
- Ondersteuning bij wervingsactiviteiten;
- Opstellen van spreadsheets;
- Uitvoeren van diverse frontoffice-gerelateerde taken;
- Zorg dragen voor een beleefde en efficiënte afhandeling van bezoekers en telefoongesprekken;
- Daarnaast wordt van je verwacht dat je bijdraagt aan het team door te helpen met officemanagement taken bij afwezigheid van de officemanager.
Wij bieden een fulltime positie in een dynamische en commerciële omgeving. Dankzij de korte en informele communicatielijnen kun je snel waarde toevoegen aan het team en het bedrijf. De primaire arbeidsvoorwaarden zijn passend bij de functie, jouw opleiding en ervaring. Het betreft een fulltime functie (37,5 uur per week) met een brutosalaris van € 3850,- bij de juiste ervaring. Het dienstverband start tijdelijk via Unique, met uitzicht op een vast contract bij goed functioneren. Via Unique bouw je 25 vakantiedagen op en ontvang je 8,33% vakantiegeld.
Functie-eisenDe ideale kandidaat is een zeer proactieve en uiterst nauwkeurige Executive Assistant met uitstekende communicatieve vaardigheden in zowel Nederlands als Engels. Kennis van Duits is een extra pluspunt. Je hebt een sterke werkethiek en bent minimaal 37,5 uur per week beschikbaar.
Verder voldoe je aan de volgende eisen:
- Meer dan vijf jaar ervaring in een soortgelijke rol;
- Minimaal een MBO niveau 4 diploma in Executive Management Support;
- Uitstekende kennis en uitgebreid gebruik van Microsoft Office / Office 365; kennis van sociale en zakelijke media is een pré;
- Je voelt je comfortabel in een internationale en interculturele omgeving;
- Je handelt met integriteit en handhaaft de organisatorische waarden;
- Je bent betrouwbaar, volgt instructies op en reageert adequaat op managementrichtlijnen, en je bent resultaatgericht en toegewijd aan het bereiken van doelstellingen;
- Je werkt goed samen in een team, staat open voor feedback en draagt bij aan een positieve teamgeest;
- Je blijft professioneel onder druk en neemt verantwoordelijkheid voor je eigen acties;
- Je ondersteunt de organisatie door beleid en procedures te volgen en de doelstellingen en waarden van de organisatie te ondersteunen;
- Je streeft naar kwaliteitsverbetering en toont nauwkeurigheid en grondigheid in je werk;
- Je bent flexibel en bereid om extra uren te werken tijdens drukke periodes en beschikbaar te zijn in het weekend en na kantooruren.
Onze opdrachtgever is een internationaal gerenommeerd scheepvaartbedrijf dat gespecialiseerd is in het vervoer van vloeibaar gemaakte gassen wereldwijd. Sinds de oprichting in 1969, ondersteund door familiebedrijven in de maritieme sector, zijn wij een belangrijke dienstverlener voor 's werelds grootste energie- en chemiebedrijven, evenals toonaangevende handelsmaatschappijen. Met een vloot van 34 schepen en kantoren in Rotterdam, Houston en Hong Kong, bieden wij een uitgebreide service aan onze klanten.
Het hoofdkantoor is gevestigd in het centrum van Rotterdam en is goed bereikbaar vanuit Den Haag, Delft en Dordrecht, evenals met het openbaar vervoer.
3250 - 3850