Receptiemedewerker Havenbedrijf

Deze vereniging richt zich op de logistieke, haven- en industriële sector waar 95% van de bedrijven (zo'n 700) in de haven bij zijn aangesloten. Ze zijn een grote speler in het havengebied de leden dragen samen 8% bij aan het Bruto Nationaal Product van Nederland. Ze verbinden bedrijven en hebben verschillende samenwerkingen met bijvoorbeeld scholen zoals het STC om havenwerk bij jongeren onder de aandacht te brengen. Met verschillende projecten staan onderwerpen zoals milieu en veiligheid centraal. Het bedrijf bestaat uit 19 medewerkers waaronder 5 collega's op het Secretariaat. 

De locatie Waalhaven is goed te bereiken vanuit Rotterdam, Vlaardingen, Schiedam, Dordrecht, Delft en omstreken. Er is gratis parkeergelegenheid en is goed te bereiken met het openbaarvervoer.

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en representatieve fulltime Receptiemedewerker die verantwoordelijk zal zijn voor het ontvangen van gasten, zoals klanten, ceo's van grote bedrijven en eigen collega's. In deze functie speel je een cruciale rol bij het creëren van een warm welkom voor de bezoekers van dit bedrijf. Als Receptiemedewerker ben je klantvriendelijk en weet je van aanpakken. Je hebt een representatieve uitstraling en zorgt ervoor dat onze gasten zich direct op hun gemak voelen. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het digitale parkeersysteem en kun je snel schakelen wanneer er extra parkeerplekken moeten worden geregeld voor bijvoorbeeld vergaderingen. Naast het ontvangen van gasten, zorg je er ook voor dat de borrelhapjes klaarstaan en ondersteun je bij het organiseren van de lunch. Met jouw oog voor detail zorg je ervoor dat de werkplek altijd schoon is, de koffieautomaat op tijd wordt bijgevuld en alle kantoorartikelen tijdig worden besteld. In deze diverse functie is geen enkele dag hetzelfde. Je moet in staat zijn om ondernemend te zijn en stressbestendig, omdat de ene dag het kantoor volstroomt met bezoekers en de andere dag wat rustiger is en je je bezighoudt met andere werkzaamheden, zoals de postkamer en het klaarzetten van vergaderzalen. Daarnaast ondersteun je ook jouw collega's van het Secretariaat door telefoon- en e-mailverkeer op te pakken en andere administratieve taken uit te voeren, zoals het beheren van de agenda.

Taken/verantwoordelijkheden op een rij:

• De ontvangst van bezoekers.
• Het bijhouden van een digitaal parkeersysteem.
• Het beheren van vergaderzalen, inclusief reserveringen (digitale agenda) en het voorbereiden van vergaderruimtes voor bijeenkomsten, inclusief catering.
• Het onderhouden van de receptie-/ontvangstruimte en pantry.
• Het beantwoorden van inkomende telefoongesprekken en het doorverwijzen naar de juiste collega's.
• Het bijhouden van de voorraden (zowel catering als kantoorbenodigdheden).
• Het afhandelen van e-mails en bijhouden infobox.
• Diverse postkamer-/kopieerwerkzaamheden.
• Het bieden van allerhande ondersteuning op administratief/secretarieel gebied in samenspraak met de leidinggevende.

• Fulltime beschikbaarheid (40 uur per week);
• Kennis van Word;
• Minimaal twee jaar ervaring als Receptiemedewerker;
• Affiniteit met de haven is mooi meegenomen

• Een bruto maandsalaris van €2600,- tot €3100,- wat gebaseerd is op leeftijd en ervaring;
• Een baan voor op de langere termijn met kans op overname en uitzicht op een vast dienstverband;
• 25 vrije dagen;
• Gratis parkeren;
• Reiskostenvergoeding van 0,19 cent per kilometer;
• 8,33% vakantiegeld;
• Directe opbouw van pensioen bij STIPP pensioen;
• Leuke uitjes, lunches en borrels met het gehele bedrijf;
• Een vast contactpersoon binnen Olympia.