Opdrachtomschrijving:

De Omgevingsdienst Noord-Holland Noord (OD NHN) zoekt een ervaren projectleider die verantwoordelijk is voor de implementatie, en nazorg van het nieuwe Document Management Systeem (DMS+). Dit project omvat de levering, technische implementatie, functionele inrichting, datamigratie en koppeling van het DMS+ met de bestaande systemen zoals het zaaksysteem Open Wave. De projectleider werkt nauw samen met de leverancier en interne stakeholders om een soepele overgang naar het nieuwe DMS+ te waarborgen en de continuïteit van bedrijfsprocessen te garanderen.

Opdracht taken:

• Projectinitiatie: Organiseren van een kick-off meeting met betrokken partijen om het project formeel te starten;
• Opstellen en afstemmen van het implementatieplan, inclusief de planning, doelen, mijlpalen, en deliverables;
• Monitoren van de voortgang en kwaliteit van het project en sturen op bijsturingen waar nodig;
• Technische oplevering: Coördineren van de installatie en configuratie van het DMS+ in een test- en productieomgeving in samenwerking met leveranciers en interne ICT-teams;
• Functionele inrichting: Afstemmen en testen van de inrichting van het DMS+ en de specifieke eisen voor Open Wave en bedrijfsvoering vanuit eisen en wensen die gesteld zijn bij de aanbesteding van het DMS. Zorgdragen voor de documentatie van de functionele inrichting, inclusief FO (functioneel ontwerp) en gebruikershandleidingen;
• Koppelingen: Begeleiden van de technische en functionele koppeling van het DMS+ met Open Wave;
• Migratie: Leidinggeven aan de migratie vanuit het huidige Alfresco-systeem, zorgdragen voor opstellen migratierapport en -verklaring, inclusief testen van proefmigraties en beheren van de dataconsistentie;
• Trainingen: Organiseren en evalueren van trainingen voor functioneel beheerders, DIV-medewerkers en key users;
• Livegang en nazorg: Coördineren van de livegang en verzorgen van nazorg gedurende vier weken;
• Communicatie en risicobeheer: Onderhouden van regelmatige communicatie met de stuurgroep, projectgroep en andere betrokkenen, evenals het signaleren en mitigeren van projectrisico's;
• Begeleiden van de uitfasering van KTA en Alfresco DMS, inclusief het afhandelen van openstaande contracten. Ondersteunen bij de sluiting van SLA/DAP en contractuele afspraken met leverancier;
• Monitoren van de voortgang en kwaliteit van het project en sturen op bijsturingen waar nodig;
• In principe doe je dit tijdens het gehele project. In de initiatiefase maak je een planning en het monitoren van de planning doe tijdens het project en rapporteer je ook aan de stuurgroep.

8 maanden | 32 uur per week | 0,89 fte

Dutch native or near native

Knock-outcriteria:

• Een afgeronde opleiding technische bedrijfskunde dan wel ICT op WO niveau;
• Minimaal 2 jaar werkervaring in de afgelopen 5 jaar met projectleiding op implementaties van documentmanagementsystemen binnen een overheidsorganisatie;
• Kennis van en werkervaring met SaaS-oplossing, data migraties en StUF;
• Minimaal 5 jaar werkervaring in de afgelopen 5 jaar met projectleiding op implementaties van documentmanagementsystemen binnen een overheidsorganisatie.