Vacatures secretaris

ml T143131. Gemeente Utrecht

Korte beschrijving speelveld 
De Gemeente Utrecht koopt jaarlijks voor circa € 900 miljoen in. We kopen een breed scala aan, werken, leveringen en diensten in, zoals inhuurkrachten, software, bruggen, scholen, aanvullende zorg en grondbemonstering. Vanwege de omvang en diversiteit van onze inkopen is het belangrijk dat we doeltreffend zijn. Hierbij gaat het erom dat we de goede dingen kopen, passend bij onze behoefte en ambities, waaronder SR en MVOI. Als strategisch adviseur inkoop heb jij hier een belangrijke bijdrage in. 

Opdrachtomschrijving
De strategisch adviseurs inkoop zijn verantwoordelijk voor de concern brede ontwikkeling en borging van diverse inkoopthema's passend binnen het beleid en het professionaliseren van de inkoopfunctie, zoals rechtmatigheid, inkoop-datamanagement, innovatie, ketensamenwerking MVOI en contractmanagement. Als strategisch adviseur inkoop werk je samen in een team met drie andere strategisch adviseurs inkoop. De gemeenschappelijke leidraad voor je handelen hierbij is het strategische plan van onze afdeling en het acteren als rechterhand van de Manager Inkoop. De aandacht in deze functie ligt op het organiseren van de inkoop- en contractmanagementfunctie voor de gehele organisatie, dus niet op het uitvoeren van concrete aanbestedingen zelf. Voor deze functie gelden een aantal bijzondere opdrachten en taakgebieden, zoals aangegeven bij het resultaat van de opdracht. 

Je vervult daarnaast de rol van accounthouder voor een aantal specifieke organisatieonderdelen. Daarbij houd je overzicht over relevante ontwikkelingen, denk je mee over strategische inkooptrajecten en borg je de activiteiten die voortvloeien uit het strategisch plan binnen deze organisatieonderdelen en afdelingen. Om je werkzaamheden uit te voeren is het belangrijk dat je actief de samenwerking zoekt met stakeholders en een breed en bestendig netwerk creëert. Je begeleidt vanuit deze rol dus wederom zelf geen inkooptrajecten. 

Concreet houdt dit in dat je als Strategisch Adviseur Inkoop de volgende doelen en taken hebt: 
•    proactief inspelen op actuele onderwerpen, trends en ontwikkelingen binnen de organisatie, de politiek of in het inkoop vak; je brengt dit verder richting de organisatie.
•    Opvolgen en uitwerken van actuele strategische dossiers volgend uit ons strategisch beleidsplan. 
•    Fungeren als strategisch sparringpartner voor collega's binnen het (eigen) team èn de medewerkers uit de organisatie. 
•    Initiëren, sturen en bewaken van de noodzakelijke ontwikkelprocessen van de concern brede inkoopthema's. 
•    Je zet jouw kennis en kunde in om binnen de hele organisatie:
o    De inkoop- en contactmanagementfunctie te professionaliseren.
o    Het kennisniveau te verhogen.
o    Bij te dragen aan het bereiken van de organisatiedoelstellingen.
•    Gevraagd en ongevraagd adviseren in vaak complexe dossiers/ opgaven met een groot afbreukrisico, groot aantal stakeholders en/of (tegengestelde) belangen. Je hebt daarbij oog voor zowel de huidige context als de (middel)lange termijn. Tot het 'adviseren' wordt o.a. Gerekend: 
o    Onderzoeken en analyseren van de ontwikkelingen en/of problemen. 
o    Ontwikkelen van adviezen en aanbevelingen.
o    Uitbrengen van advies, zowel mondeling als schriftelijk en indien gevraagd.
o    Succesvol implementeren van de maatregelen.
•    Deelnemen  aan relevante inkoop- en contractmanagement overleggen binnen de gemeentelijke inkooporganisatie en specifiek jouw account.

Als strategisch adviseur inkoop zorg je voor integrale advisering. Je bent in dit verband eerste aanspreekpunt voor managers, business controllers, opgavetrekkers, programmamanagers, inkoopadviseurs, inkopers en projectleiders.

Je bent tenminste 2 dagen in de week op locatie of zoveel vaker als de opdracht daarom en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. 

Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden. Voor de inzet in deze opdracht ligt de focus op de resultaten, zoals genoemd in de volgende paragraaf.  

Resultaat van de opdracht
•    Coördineren van het strategisch proces om te bewegen naar een meer domeingerichte inkoopadvisering (dichter bij de opgaven van onze klanten). Zorgen dat daarbij centrale inkoop en decentrale inkoop meer integraal gaan samenwerken en met ons advies meer toegevoegde waarde boeken voor onze interne klanten.
•    Initiëren, opvolgen en monitoren van acties in het kader van rechtmatigheid. Concreet gaat het om verbeteringen aanbrengen in de kaders en uitvoering voor rechtmatigheid, zoals bijvoorbeeld naar aanleiding van de VIC (interne controles) en op basis van de contacten met de verschillende onderdelen van de gemeente. Doel hierbij is om binnen de doelstellingen van de gemeente te blijven, zoals deze zijn afgesproken. Onder rechtmatigheid valt tevens het coördineren van klachten en de efficiënte en zorgvuldige afhandeling ervan.
•    Strategisch adviseren en ondersteunen in het domein Bedrijfsvoering met de collega's van Mens en Organisatie op het dossier van de marktbenadering voor externe inhuur.
•    Managen van de Tenderboard Bedrijfsvoering, inclusief de voorbereiding en het voorzitten. Zorgen voor een goed verloop en de opvolging van de aanbevelingen, samen met de secretaris. 

Jij hebt/bent:
•    Minimaal een wo werk- en denkniveau.
•    Bij voorkeur een specifieke strategische inkoop-, veranderkundige of organisatiekundige opleiding afgerond.
•    Minimaal 5 jaar inkoopervaring en bent aantoonbaar in staat zelfstandig op strategisch niveau te acteren, waarbij je tevens ervaring hebt met organisatiekundige, bestuurskundige, en/of veranderkundige uitdagingen. 
•    Bij voorkeur minimaal 3 jaar ervaring met beleidsinitiëring in een politiek bestuurlijke omgeving en/of met het ontwikkelen en vormgeven op directie- of concernniveau van programma's, activiteiten, instrumenten of andere oplossingen en strategieën die richtinggevend zijn voor de organisatie.
•    Ervaring binnen het publiek domein, bij voorkeur bij een gemeente.
•    Zeer ruime ervaring met projectmatig en resultaatgericht werken. 

Daarnaast beschik je over de volgende competenties:
•    Proactief; je kunt uit eigen beweging zaken aanpakken, voorstellen en/of proactief reageren.
•    Adviseren.
•    Overzicht houden.

Goed om te weten 
Gesprekken zijn gepland op 10 april 2025. Er wordt contact met je opgenomen indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek kan of fysiek of digitaal plaatsvinden. 

Hybride werken is mogelijk. De vaste standplaats is het Stadskantoor.

Beoordelingscriteria

• De kandidaat heeft minimaal een wo werk- en denkniveau. Toon dit aan in een motivering van maximaal 0,5 A4.
• De kandidaat heeft minimaal 5 jaar inkoopervaring (met organisatievraagstukken, anders dan concrete aanbestedingen) op strategisch niveau. Toon dit aan in een motivering van maximaal 0,5 A4. 
• De kandidaat heeft werkervaring binnen het publiek domein.
• De kandidaat heeft werkervaring met organisatiekundige, bestuurskundige, en/of veranderkundige uitdagingen.
• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring met het starten van initiatieven of acties in een politiek bestuurlijke omgeving of het ontwikkelen en vormgeven op directie- of concernniveau van programma's, activiteiten, instrumenten of andere oplossingen die richtinggevend zijn voor de organisatie.
• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring met het starten van initiatieven of acties in een politiek bestuurlijke omgeving of het ontwikkelen en vormgeven op directie- of concernniveau van programma's, activiteiten, instrumenten of andere oplossingen die richtinggevend zijn voor de organisatie. Toon aan in een motivering van maximaal 0,5 A4.
• Beschrijf jouw werkervaring als strategisch adviseur inkoop, waarbij je te maken had met een organisatievraagstuk vanuit inkoopperspectief en waarbij een politieke of bestuurlijke dimensie een rol speelde. Welke oplossing heb je voorgesteld en wat was het resultaat?
• De kandidaat heeft werkervaring bij een gemeente.

• Per wanneer ben je beschikbaar?

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. De kandidaat heeft minimaal een wo werk- en denkniveau. Toon dit aan in een motivering van maximaal 0,5 A4.
  2. De kandidaat heeft minimaal 5 jaar inkoopervaring (met organisatievraagstukken, anders dan concrete aanbestedingen) op strategisch niveau. Toon dit aan in een motivering van maximaal 0,5 A4. 
  3. De kandidaat heeft werkervaring binnen het publiek domein.
  4. De kandidaat heeft werkervaring met organisatiekundige, bestuurskundige, en/of veranderkundige uitdagingen.
  5. De kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring met het starten van initiatieven of acties in een politiek bestuurlijke omgeving of het ontwikkelen en vormgeven op directie- of concernniveau van programma's, activiteiten, instrumenten of andere oplossingen die richtinggevend zijn voor de organisatie.
  6. De kandidaat heeft minimaal 3 jaar werkervaring met het starten van initiatieven of acties in een politiek bestuurlijke omgeving of het ontwikkelen en vormgeven op directie- of concernniveau van programma's, activiteiten, instrumenten of andere oplossingen die richtinggevend zijn voor de organisatie. Toon aan in een motivering van maximaal 0,5 A4.
  7. Beschrijf jouw werkervaring als strategisch adviseur inkoop, waarbij je te maken had met een organisatievraagstuk vanuit inkoopperspectief en waarbij een politieke of bestuurlijke dimensie een rol speelde. Welke oplossing heb je voorgesteld en wat was het resultaat?
  8. De kandidaat heeft werkervaring bij een gemeente.
  9. Per wanneer ben je beschikbaar?
  10. Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW, bijvoorbeeld als je 80 euro aangeeft is 72 euro voor jou als zzp-er en 8 euro fee). 
  11. Wat is je gewenste maandsalaris voor deze functie? (All About Work zal dit beoordelen op basis van je ervaring en de functieniveau van de vacature)