Als persönliche*r Assistent*in des Inhabers spielst Du eine zentrale Rolle und unterstützt ihn bei einer Vielzahl von administrativen und persönlichen Aufgaben. Wir suchen eine Person, die proaktiv handelt, detailorientiert ist und sich in einem dynamischen Umfeld flexibel anpassen kann. Du arbeitest eng mit dem Inhaber zusammen und übernimmst Aufgaben sowohl im beruflichen als auch im privaten Kontext. Außerdem kümmerst Du Dich um die Verwaltung seiner privaten Kunstsammlung – von der Unterstützung bei Ankäufen über die Bestandsführung bis hin zu einfachen buchhalterischen Tätigkeiten (wie das Erfassen von Käufen, Verkäufen und Ausgaben).
Die vielseitige Position erfordert hervorragende organisatorische Kompetenz sowie die Fähigkeit effektiv mit dem Inhaber und dem Galerie-Team zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Wenn Du Freude daran hast, in einem internationalen Umfeld eigenverantwortlich und flexibel zu arbeiten, lösungsorientiert bist und mit vielfältigen Aufgaben umgehen kannst, ist das genau der richtige Job für Dich.
Die Galerie Nordenhake ist eine international renommierte Galerie für zeitgenössische Kunst, die 1976 gegründet wurde. Wir haben Standorte in Berlin, Stockholm und Mexiko-City und arbeiten mit anerkannten sowie aufstrebenden Künstler*innen zusammen. Unsere Berliner Galerie präsentiert zahlreiche Ausstellungen pro Jahr und nimmt an den weltweit führenden Kunstmessen teil. Dich erwartet ein spannendes und dynamisches Arbeitsumfeld in einem engagierten Team, das in zentral gelegenen, schönen Räumlichkeiten in Berlin arbeitet.
Deine Aufgaben:
Kalender- und Terminmanagement:
Du organisierst den Kalender des Inhabers und priorisierst seine Termine, Meetings und Reisen. Du stellst sicher, dass er gut vorbereitet und pünktlich ist, klare Reisepläne und alle relevanten Informationen zur Hand hat.Technischer Support:
Du unterstützt bei technischen Fragen rund um MacBook, iPhone und anderen Geräte und gibst Hilfestellung bei der Nutzung.Korrespondenz und Aktenverwaltung:
Du übernimmst die Korrespondenz auf Deutsch und Englisch und kümmerst Dich um die Dokumentenverwaltung - und --ablage.Persönliche und geschäftliche Unterstützung:
Du unterstützt bei persönlichen und geschäftlichen Aufgaben, von der Organisation von Reisen bis zum Managen von privaten Haushaltsangelegenheiten.Verwaltung der Kunstsammlung:
Du verwaltest die private Kunstsammlung des Inhabers, einschließlich Bestandsorganisation und Logistik (z. B. Rahmung, Versand, Lagerung). Du pflegst genaue Aufzeichnungen des Bestands, einschließlich Provenienz, Zustandsberichten und aller zugehörigen Dokumentationen.
Fähigkeiten und Qualifikationen:
- Nachgewiesene Erfahrung als persönliche*r Assistent*in, als Assistenz der Geschäftsführung oder in einer ähnlichen Rolle, idealerweise in einer Galerie oder einem kreativen Umfeld.
- Hervorragendes Organisationstalent und Zeitmanagement, gepaart mit der Kompetenz, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu bewältigen.
- Technikaffinität und Routine im Umgang mit Apple-Produkten (MacBook, iPhone, iPad) sowie ein gutes Gespür für die Lösung alltäglicher technischer Herausforderungen.
- Erfahrung in der Arbeit mit Kunstsammlungen, einschließlich Nachverfolgung von Ankäufen und Bestandsverwaltung sowie grundlegenden Buchhaltungskenntnissen, sind ein Plus, aber keine Voraussetzung.
- Hohes Maß an Diskretion und Professionalität im Umgang mit vertraulichen oder persönlichen Informationen.
- Flexibilität, gegebenenfalls auch abends oder am Wochenende zu arbeiten, sollten Galerie-Events oder der Zeitplan des Inhabers dies erfordern. Gleichzeitig bieten wir Dir die Möglichkeit, Deine Bedürfnisse durch flexible Arbeitszeiten zu berücksichtigen.
- Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten, Initiative zu ergreifen und die Bedürfnisse des Inhabers mit minimaler Aufsicht zu managen, sowie den Inhaber bei seinen vielen Reisen aus der Ferne zu unterstützen.
- Begeisterung für Kunst und die Arbeit in einer Galerie ist von Vorteil.
- Fließende Kenntnisse in Deutsch und Englisch. Du wirst mit einer Vielzahl internationaler Kontakte zusammenarbeiten.
Das bieten wir:
- Wir bieten eine unbefristete Teilzeitposition (ca. 12-16 Std), die ab dem 1. Februar besetzt werden kann. Die Vergütung erfolgt entsprechend Deiner Qualifikation und Erfahrung.