Referenz-Nr. VSG0243
Sachbearbeiter/in Facility Management (m/w/d)Ihre AufgabenAllgemeine Tätigkeiten der Büroorganisation, Terminplanung, Veranstaltungsplanung, administrative Tätigkeiten zur Sicherstellung der Arbeitsabläufe • Erledigung von Schreibarbeiten und Abwickeln der anfallenden Korrespondenz (Schriftwechsel, Protokolle, Entscheidungsvorlagen, etc.) • Management und Controlling technischer Bereiche (Wartung technischer Anlagen, Sachkundeprüfungen, Sachverständigenprüfungen etc.), d.h. Mengenermittlungen, Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung, Kostenmanagement, Rechnungsprüfung, etc. • Stammdatenpflege im CAFM System • Filtern, Bearbeitung, Ausdruck, Ablehnung, Löschung der elektronischen Reparaturanforderungen im EDV-System nach Vorgaben der Fachvorgesetzten, Verwaltung, Verteilung, Dokumentation, Ablage und Auswertung der Auftragsscheine • Erfassung und Auslösen von Bestellungen der Reparaturmaterialien, Gegenstände der Einrichtung und Ausstattung des technischen Bedarfs und Güter des Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfs nach Vorgabe der Fachvorgesetzten als elektronische Beschaffungsanforderung im System (Elbe oder SAP) einschließlich Kontierung • Management und Controlling infrastruktureller Bereiche (Parkraumbewirtschaftung, Reinigung, Grünanlagen, Abfallbeseitigung, GEZ, GEMA, etc.) d.h. Mengenermittlungen, Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung, Kostenmanagement, Rechnungsprüfung • Umzugsmanagement, Verwaltung von Gegenständen der Einrichtung und Güter des Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfs • Zuständig für die Beschilderung des Standortes • Personalverwaltung/-betreuung der Mitarbeitenden im zugewiesenen Arbeitsbereich mittels Software (derzeit SP-Expert) einschließlich An-/Abwesenheitsmeldungen, Urlaubs- und Krankmeldungen • Fachliche und organisatorische Leitung des Infostandes einschließlich Bedarfs- und Einsatzsteuerung der Mitarbeitenden • Kommunikation und Bearbeitung von Rückfragen mit den beauftragten Firmen und den Handwerker/innen sowie Material-Rücksendungen an Firmen nach Fehllieferungen • Rechnungsbearbeitung (Teil-, Schlussrechnungen, rechnerische und sachliche Prüfung) und -Kontrolle, Durchführung und Dokumentation von Reinigungskontrollen auf Stationen
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