Die 1996 gegründete Berlin Biennale für zeitgenössische Kunst wird national und international als eine der wichtigsten und herausragenden Biennalen wahrgenommen, nicht nur aufgrund ihres experimentellen, offenen und kontextbezogenen Ansatzes, sondern auch aufgrund ihres engagierten Profils. Alle zwei Jahre bringt die Berlin Biennale für zeitgenössische Kunst internationale Künstler*innen, Theoretiker*innen und Praktiker*innen in Ausstellungen und Begleitprogrammen zusammen. Sie wird von unterschiedlichen Konzepten namhafter Kurator*innen geprägt.

Die kommende 13. Berlin Biennale wird von Zasha Colah kuratiert und findet von Juni bis September 2025 statt.

Als Büromanager*in und Referent*in der Direktion sind Sie die zentrale Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung der Berlin Biennale, dem Vorstand des Trägervereins, dem Team der Berlin Biennale und des KUNST-WERKE BERLIN e. V. sowie den Fördergeber*innen der Berlin Biennale. Sie steuern sämtliche interne und externe Terminkoordination der Direktion und sind Ansprechperson für alle diesbezüglichen Anfragen. Gegenüber dem Team koordinieren sie die allgemeinen Zeitpläne und die Organisation des Direktionsbüros. Neben den organisatorischen Aufgaben setzen Sie sich als engagierte und sozial kompetente Person für ein gutes Arbeitsklima und einen reibungslosen und harmonischen Alltag im dynamischen Geschehen in sämtlichen Phasen des Projektes ein. Ein weiterer Aufgabenbereich ist die inhaltliche und organisatorische Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen, öffentlichen Veranstaltungen und Gremien sowie sämtliche institutionelle Korrespondenz zwischen der Berlin Biennale und internationalen Kooperationspartner*innen, Fördergeber*innen und Special Guests. Die Erarbeitung von Präsentationen und Antragsunterlagen der Direktion inklusive des Lektorats von Texten wird von Ihnen gesteuert. Als Kommunikations- und Organisationstalent liegen Ihre Stärken in der zielführenden Planung und Koordination sowie der zuverlässigen, kompetenten und eigenständigen Umsetzung vielschichtiger Aufgabenbereiche in enger Abstimmung mit der Direktion.

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

•Selbstständige Bearbeitung von Anfragen und Terminkoordination, Korrespondenz sowie Reiseplanung und -buchung für die Direktion
•Inhaltliche Vorbereitung von Recherchereisen und Künstler*innenterminen
•Fachliche Zuarbeit zu operativen und strategischen Maßnahmen der Direktion
•Überwachung und Controlling der Zeitpläne im Bereich der allgemeinen Organisation und des Direktionsbüros
•Übernahme organisatorischer und abteilungsübergreifender Aufgaben
•Organisatorische und inhaltliche Vorbereitung von Sitzungen und Terminen z.B. für Vorstand, Verein, Auswahlverfahren oder institutionsübergreifende Team-Meetings
•Fachliche Mitarbeit bei der Vorbereitung inhaltlicher Konferenzbeiträge und Erarbeitung von Präsentationen sowie weiterer Unterlagen (Konferenzen, Jurys, Panels, Sponsoring, Förderanträge, Kooperationen, etc.) auch im internationalen Kontext
•Wissenschaftliche Recherchetätigkeiten und Lektorat von wissenschaftlichen Texten
•Koordination der Kommunikation zwischen internationalen Fördergeber*innen der Berlin Biennale sowie institutionellen Partnerorganisationen und Direktion
•Enge Abstimmung und inhaltliche Koordination institutionsübergreifender Themen und Korrespondenz mit der Direktion des Geschäftsbereiches KW Institute for Contemporary Art
•Konzeption und Realisation der Eröffnungsveranstaltungen der Berlin Biennale und Sonderveranstaltungen mit Kooperationspartner*innen wie Preisverleihungen o.ä.: Mailings und Gästemanagement sowie VIP Betreuung in Zusammenarbeit mit Direktion, Kommunikationsabteilung, künstlerischem Büro der Berlin Biennale sowie dem Verein KW Freunde
•Bedarfsermittlung, Einarbeitung und Betreuung von diesbezüglichem Veranstaltungspersonal, Steuerung und Überwachung des Sicherheitskonzepts
•Zuarbeit für administrative Prozesse und Vertragserstellung in Abstimmung mit der Leitung

Sie bringen mit:

•Abgeschlossene Hochschulausbildung und/oder vergleichbare relevante Berufserfahrung, idealerweise im kulturfachlichen Bereich (Kulturwissenschaften bzw. -management, Projektmanagement im Kulturbereich, Büromanagement)
•Proaktive und eigenständige Arbeitsweise mit Blick auf das Wesentliche, Zuverlässigkeit und exzellente Kommunikationsfähigkeit
•Hervorragende organisatorische und planerische Fähigkeiten, zielführende Koordination auch in komplexen Kommunikations- und Arbeitsprozessen
•Soziale Kompetenzen, Integrität, Diskretion und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
•Gründliche und umfassende Fachkenntnisse der nationalen und internationalen Kunst- und Kulturlandschaft sowie deren Akteur*innen, sowie im Kulturmanagement
•Gründliche und umfassende Kenntnisse zur kompetenten Kommunikation mit Partner*innen, Vertragspartner*innen, Fördergeber*innen und Stakeholder*innen der Berlin Biennale
•Kenntnisse des Bundesreisekostengesetzes und der Systematik und Richtlinien öffentlicher Kulturförderung
•Sensibilität für künstlerische und kuratorische Inhalte im Kontext der institutionellen Ausrichtung der Berlin Biennale
•Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Word, Power Point, Excel) und gängiger Anwendersoftware
•Sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift

Wir freuen uns über:

•Kenntnisse weiterer Sprachen
•Flexibilität, Hands-On Mentalität und agiles Denken
•Aufgeschlossenheit und Teamfähigkeit
•Interesse an übergreifenden institutionellen Themen wie Diversität, Inklusion, Barrierefreiheit und Nachhaltigkeit

Wir bieten:

•ein spannendes Aufgabenspektrum in einem facettenreichen, international vernetzten kulturellen Umfeld
•zentraler Arbeitsort in Berlin Mitte
•Möglichkeit zur eigenverantwortlichen Gestaltung und Umsetzung der genannten Aufgabenbereiche
•gründliche Einarbeitung in die institutionellen Abläufe und Prozesse sowie die ausgabenspezifischen Voraussetzungen
•Vergütung in Anlehnung an EG 11 TV-L
•ein respektvolles, wertschätzendes und kollegiales Arbeitsumfeld
•regelmäßige Feedbackmöglichkeiten
•Möglichkeit zur mobilen Arbeit nach Absprache
•Zuschuss zum Deutschlandticket Job

Ihre Bewerbung:

. Ein Bewerbungsfoto ist nicht notwendig.

Die Bewerbungsgespräche finden voraussichtlich zwischen dem 9. und 16. September 2024 statt. Im Rahmen des Auswahlverfahrens entstehende Kosten können nicht erstattet werden.

Es ist das Anliegen der Berlin Biennale, die Gesellschaft in ihrer Vielfalt abzubilden, teilnehmen und teilhaben zu lassen. Um diesem Anspruch gerecht zu werden und Aspekte der Diversität und Inklusion nachhaltig strukturell zu verankern, durchläuft die Berlin Biennale eine diversitätsorientierte und diskriminierungskritische Organisationsentwicklung. Es besteht eine Arbeitsgruppe, die diesen Prozess intensiv begleitet, wir planen regelmäßige Weiterbildungen für das Team und arbeiten an der Etablierung einer Vertrauensstelle.

Auch in unserem Team streben wir an, die gesellschaftliche Vielfalt widerzuspiegeln und begrüßen daher insbesondere Bewerbungen von Personen mit Diskriminierungs- und Marginalisierungserfahrung (z.B. Personen mit Rassismuserfahrungen, Personen mit Behinderung, LGBTIQA+). Das Auswahlverfahren folgt den Bestimmungen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Wir bemühen uns, im Rahmen der vom Denkmalschutz gesetzten Möglichkeiten Barrieren in unserem Gebäude zu beseitigen, um die gleichberechtigte Teilnahme und den Zugang für alle zu gewährleisten. Leider ist unser Gebäude größtenteils nicht treppenfrei zugänglich. Gerne kommen wir mit Ihnen darüber ins Gespräch, welche Bedarfe es gibt und wie wir diesen entgegenkommen können.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!